Capaciteitsplanning

Het rooster is de laatste puzzel in het proces van personeelsplanning. In veel bedrijven is het echter ook de enige puzzel in dat proces. Dat is onverstandig. Het rooster zelf is namelijk zó gedetailleerd dat mogelijkheden voor structurele verbeteringen daarin niet zijn te ontdekken, zeker niet voor het management.

Die mogelijkheden worden wel zichtbaar door capaciteitsplanning. Capaciteitsplanning maakt het mogelijk knelpunten in de planning te voorkomen in plaats van ze ad hoc op te lossen.

Wat is capaciteitsplanning? 

Capaciteitsplanning is het in kaart brengen van de vraag naar en het aanbod van personeelscapaciteit. Dat gebeurt op hoofdlijnen. Het is gebruikelijk om dit uit te drukken in een aantal diensten of uren per week. De vraag naar personeelscapaciteit komt voort uit de dienstenbezetting waarnaar wordt gestreefd. Het aanbod van personeelscapaciteit bestaat uit de beschikbare medewerkers minus de geschatte en geplande afwezigheden zoals verlof opleiding en ziekte.

Op momenten dat de vraag groter is dan het aanbod is er een probleem. De momenten dat de vraag kleiner is dan het aanbod bieden daarvoor misschien een oplossing. Capaciteitsplanning maakt dus problemen zichtbaar en laat zien waar oplossingen liggen. Het effect van maatregelen kan eenvoudig worden bepaald. Met behulp van capaciteitsplanning kunnen dus diverse scenario´s worden doorgerekend. Capaciteitsplanning is dus bedoeld voor de ondersteuning van besluitvorming ten aanzien van personeelsplanning.

Voordelen

Het voordeel van capaciteitsplanning is dat het management grip krijgt op het onderwerp personeelsplanning zonder specialist te hoeven worden. Voorbeelden van verbeteringen die zo gerealiseerd kunnen worden zijn: verminderen overwerk en externe inhuur, afbouw van  verloftegoeden en een betere aansluiting tussen van de inzet van personeel en het werkaanbod.