Planning en tijdregistratie

Het combineren van dienstroosterplanning met tijdregistratie biedt een groot aantal voordelen.

Veel voorkomende situatie

Bij veel organisaties is een bepaalde vorm van tijdregistratie ingevoerd. Vaak hangt er al een klok aan de muur waar medewerkers aan het begin en eind van dienst 'klokken'.  Deze kloktijden worden ingelezen in een tijdregistratiesysteem, waarna er overzichten worden gemaakt van in- en uitkloktijden per medewerker, soms aangevuld met zaken als overwerk.

Deze overzichten kunnen worden gecontroleerd, en de medewerker kan worden aangesproken indien nodig. Soms worden zelfs werktijden automatisch gecorrigeerd, bijvoorbeeld indien een medewerker te vroeg naar huis is gegaan.

Verbeterpunten

Veel organisaties zien tijdregistratie als een noodzakelijk hulpmiddel om controle te houden op de inzet van medewerkers.

• Foutieve signalering
  Zonder integratie met personeelsplanning komen medewerkers op tijdregistratie overzichten voor, terwijl al bekend als dat ze vrij zijn. Of andersom: medewerkers hebben geklokt terwijl niet ze administratief nog niet ingeroosterd waren.
• Tijdsintensief
  Het dagelijks controleren van lange overzichten is tijdrovend en niet motiverend voor de leidinggevende.
• Foutgevoelig
  De signaleringslijsten moeten handmatig worden vergeleken met het rooster, om te zien of een afwezigheid al dan niet was verwacht. Dit is foutgevoelig, zeker bij grote groepen

Onze oplossing

Wij realiseren een oplossing met met behulp van SP-Expert en het bestaande tijdregistratie systeem.

Voordelen

Het integreren van personeelsplanning met tijdregistratie levert een oplossing voor de hiervoor genoemde verbeterpunten:

• Uitsluitend medewerkers komen op de signaleringslijst waarvan het klokgedrag afwijkt van het geplande rooster
• Ongeplande afwezigheden worden foutloos gesignaleerd
• De leidinggevende is minder tijd kwijt met het controleren van de tijdregistratie

Daarnaast zijn er nog aanvullende voordelen te behalen:

• De medewerker kan bij het klokken op het display zien waar hij is gepland die dag
• De juistheid van het rooster wordt automatisch gecontroleerd. Er kan daarmee niet meer worden vergeten een genoten vakantiedag af te boeken. Feitelijke registratie en administratie van afwezigheden lopen synchroon.

Integratie met bestaande tijdregistratie systemen

Inlezen van kloktijden

Intus is in staat om een tijdregistratiesysteem (inclusief klokken, passen etc) te leveren, indien de klant daarom vraagt. In veel gevallen wordt echter aangesloten op het bestaande tijdregistratie systeem van de klant.

Deze koppeling is eenvoudig te maken en vraagt nauwelijks niet meer dan de volgende informatie van de tijdregistratie leverancier:

• Welk personeelsnummer
• heeft op welke datum en hoe laat
• In of Uit geklokt

(Nagenoeg) alle tijdregistratie leveranciers zijn in staat om dit standaard op te leveren. 

Detailplanning

Intus kan detailinformatie aanleveren, die de klant kan gebruiken bij het informeren van zijn medewerker. Bijvoorbeeld over de werkplek waar hij die dag wordt geacht te werken. Deze mogelijkheden zijn aanwezig, maar hangen uiteraard af van de vraag of het bestaande tijdregistratie systeem dit ook ondersteunt.

Overlap

We krijgen regelmatig de vraag of het implementeren van een systeem voor tijdregistratie en personeelsplanning niet dubbelop is. Een begrijpelijke vraag.

Hoewel beide systemen duidelijk een ander doel hebben, hebben veel tijdregistratie systemen eveneens mogelijkheden voor tijdbeheer. Dat wil zeggen het berekenen van overwerk, verlofsaldi en dergelijke.

• De klant heeft de keuze waar tijdbeheer plaatsvindt. Indien het tijdbeheer binnen het tijdregistratie plaatsvindt, kan SP-Expert deze waarden importeren en gebruiken in het planningsproces.
• SP-Expert kan het tijdbeheer bij uitstek ook direct uitvoeren. Het voordeel voor de planner is dat de actuele waarden van overwerk, verlof, ADV dagen en dergelijke beschikbaar zijn bij het plannen.
  Dit betekent dat een onderbezette dienst kan worden ingevuld door een medewerker die vrij is, en die niet direct overwerk uitbetaald zou krijgen. Dergelijke informatie is essentieel voor de planner om te komen tot een efficiente planning.

Business Case

Klanten van Intus die deze integratie hebben uitgevoerd, hebben een duidelijke business case ervaren. Twee belangrijke punten zijn:

• Er wordt minder tijd besteed aan controle van tijdregistratie
• Verbeterde administratie van het rooster, waardoor ten onrechte niet afgeboekte vakantiedagen alsnog worden geregistreerd. Klanten hebben een aantoonbaar effect op vermindering van het vakantiestuwmeer aangegeven.

Wil u meer weten over deze integratie, of over de business case die onze klanten hebben gerealiseerd, neem dan contact met ons op.