Wie NEMO Science Museum binnenstapt, komt terecht in een wereld vol ontdekken en verwonderen. Het iconische groene gebouw aan het Oosterdok in Amsterdam is gevuld met experimenten, waar kinderen én volwassenen wetenschap en techniek ontdekken. Naast alle actie op de museumvloer wordt er achter de schermen gewerkt aan planning, teamwork en gastvrijheid. Tim Scholten vervult daarin als planner een sleutelrol.
Tim werkt al meer dan twintig jaar bij NEMO. Zijn avontuur begon met een zomerbaantje op het dak, waar hij kaartjes verkocht voor het dakplein. ‘Voor €2,50 mocht je naar boven, inclusief consumptiebon,’ vertelt hij. Daarna werd hij publieksbegeleider en groeide door naar de rol van planner, een functie die speciaal in het leven werd geroepen omdat roosters in Excel te complex en foutgevoelig werden.
‘Een rooster bepaalt voor een groot deel hoe je leven eruitziet,’ legt Tim uit. ‘Bijna iedereen bij NEMO werkt onregelmatig. Als mensen tevreden zijn met hun rooster, zijn ze vaak ook tevreden met hun werk. Voor mij is het belangrijk dat er altijd een menselijke maat in de planning zit.’
Zijn grootste uitdaging? De enorme verschillen tussen piek- en dalperiodes. ‘Op een zomerdag werken we met zestig mensen op de vloer. Een paar dagen later, als de scholen weer begonnen zijn, zijn dat er soms maar twintig. Hoe je daar je teams op inricht en de werkdruk verdeelt, is een dagelijkse puzzel.’
Voor Tim’s collega’s op de vloer van NEMO draait alles om het contact met mensen. Een collega van de horeca zei:‘Ik vind het belangrijk dat bezoekers met een goed gevoel naar huis gaan. Soms is dat een grapje, soms een verrassing, maar altijd die persoonlijke aandacht. Dat maakt mijn werk waardevol.’
De diversiteit aan bezoekers houdt zijn collega’s op de vloer scherp en creatief. ‘Met jonge kinderen draait het om verwondering, met volwassenen juist om verdieping. Die afwisseling maakt mijn werk rijk. Geen dag is hetzelfde.’, citeert hij een collega uit de publieksbegeleiding.
Voor bezoekers is NEMO een plek om te spelen en te ontdekken. Met vier verdiepingen vol thema’s – Fenomena (basisprincipes), Technium (toegepaste wetenschap), Elementa (bouwstenen van de kosmos) en Humania (wat ons mens maakt) – is er altijd iets nieuws te beleven. Klassiekers als de kettingreactie, de plasmabol en de zeepbellen blijven generaties lang indruk maken.
Voor NEMO is plannen méér dan het rondkrijgen van roosters. Het gaat om balans tussen de wensen van medewerkers en de continuïteit van het museum. Daarbij speelt InPlanning als SaaS-oplossing in personeelsplanning een centrale rol omdat het overzicht biedt in een dynamische omgeving. Tim licht toe: ‘Medewerkers hebben driekwart van de regie over hun eigen rooster. Dat geeft eigenaarschap én werkplezier. En ik kan als planner het laatste stukje bijsturen, zodat we altijd een kloppend rooster hebben.’
Voor de publieksbegeleiders, die met een kwartier-tot-kwartier-dagrooster werken, is de takenplanning van onschatbare waarde. ‘Geen dag is hetzelfde,’ legt Tim uit. ‘De activiteiten in het museum wisselen,, bezoekersstromen verschillen, en niet iedere medewerker is getraind op elke activiteit. Dankzij InPlanning kan ik die puzzel nu overzichtelijk inrichten, iets wat in Excel een enorme worsteling was.’
Collega’s ervaren de voordelen in de praktijk. Tim hoort regelmatig dat zijn collega’s het gemak van de huidige oplossing sterk waarderen. ‘Vroeger moesten collega’s ruilen via briefjes of mij aanspreken. Nu kan iedereen dat makkelijk zelf via de app regelen. Dat voelt laagdrempelig en geeft hen vrijheid om je werk en leven beter op elkaar af te stemmen.’
Een andere winst is de flexibiliteit die InPlanning biedt om afdelingen te verbinden. Medewerkers kunnen eenvoudig via de app diensten oppakken bij horeca, frontoffice of publieksbegeleiding.
Op de vraag wat kenmerkend is voor de cultuur bij NEMO antwoordt Tim: ‘Iedereen mag hier zichzelf zijn. NEMO is open, ruimdenkend en divers. Je werkt met jonge studenten, maar ook met ervaren krachten. Dat maakt het rijk en menselijk.’ En: ‘Er is veel ruimte voor eigenheid. Dat zie je ook terug in hoe we plannen: het rooster is een samenspel tussen de wensen van de organisatie en die van de medewerker.’
Tim benadrukt hoe waardevol de samenwerking met Intus is: ‘De supportdesk is geweldig. Op 95% van mijn vragen krijg ik snel en goed antwoord. Men denkt altijd actief mee. Dat helpt mij enorm in mijn werk.’ Soms kost het wat langer, of lopen ze tegen keuzes uit de beginfase van de inrichting aan, maar ook dan wordt er samen gezocht naar oplossingen. ‘Ik vind het nooit erg om te wachten op goed advies, zolang het maar klopt. En dat is eigenlijk altijd zo.’
Daarnaast merken medewerkers én managers dat het systeem helpt om beter samen te werken. Roosters zijn transparant, wijzigingen lopen soepel en teams kunnen makkelijker elkaar ondersteunen. Tim: ‘Het rooster is niet meer iets wat op één bureau ligt, maar een gezamenlijk hulpmiddel. Dat maakt ons als organisatie sterker.’