Roosteren klinkt misschien als iets simpels. Wie werkt wanneer? Maar binnen de Rijksoverheid is het een complex en strategisch vraagstuk, ook als het gaat om de diversiteit aan bedrijfsonderdelen met elk hun eigen dynamiek. Met de Rijksroosterapplicatie (RRA) werkt O&P Rijk aan een toekomstbestendige oplossing voor de ondersteuning op roosterprocessen. In een open gesprek in Den Haag komt een inspirerend beeld naar voren over een duidelijke visie, samenwerking en groei.
Veel organisaties binnen het Rijk werkten jarenlang met Excel-sheets en handmatige planningen. De overstap naar de RRA is dan ook meer dan een technische implementatie.
De RRA is niet zomaar een tool die ‘onder de motorkap’ draait op InPlanning van Intus. Het is een dienstverlening die organisaties helpt om volgens de CAO te werken, medewerkers eerlijk te verlonen en de duurzame inzetbaarheid van roosterpersoneel te borgen door gezonde roosters. “We bieden niet alleen techniek, maar ook ondersteuning bij de inrichting en het gebruik,” vult programmamanager Dion Steenwinkel aan. “Dat vraagt om een volwassen samenwerking.”
Eigenlijk is de RRA een van de eerste applicaties die echt rijksbreed wordt uitgerold. De ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Infrastructuur en Waterstaat (IenW), Financiën, Justitie & Veiligheid (JenV) en Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN) maken er nu al gebruik van. Steeds meer organisatieonderdelen zien de toegevoegde waarde van deze standaardmanier van Het Nieuwe Roosteren, met aandacht voor hun specifieke wensen en bedrijfsvoering. Zo wilde Rijkswaterstaat ook hun boten erin opnemen. Glimlachend verwoordt Rian de toegevoegde waarde als volgt: “Ik denk dat ze er oprecht baat bij hebben. Dat het leven voor de medewerkers makkelijker gaat zijn en beter.”
De samenwerking tussen O&P Rijk en Intus wordt als zeer positief ervaren. “We proberen altijd de samenwerking op te zoeken,” zegt Rian. “In het begin was het even zoeken, maar inmiddels weten we elkaar goed te vinden. Er is veel ten goede veranderd.”
Ook Dion is enthousiast. “Ik moet zeggen dat ik vanaf het begin af aan eigenlijk een prettige samenwerking heb ervaren. De samenwerking met Intus ervaar ik als gewoon prettig: jullie schakelen snel en we zitten op dezelfde golflengte.”
Ook Intus waardeert de open dialoog. “We leren van jullie en jullie van ons. Dat maakt het waardevol.”
De RRA ondersteunt verschillende vormen van roosteren: traditioneel, centraal en samen. “We zien een duidelijke trend richting meeroosteren,” vertelt Rian. “Dat vraagt om een volwassen roosterproces en betrokkenheid van medewerkers.” Organisaties beginnen vaak voorzichtig, met één afdeling, en breiden dan langzaam uit.
Ook niet-roosterpersoneel ziet de voordelen. “Sommige organisaties gebruiken de RRA voor taakplanning of callcenterroosters,” zegt Dion. “Dat laat zien dat de applicatie breder inzetbaar is dan alleen voor roosterpersoneel.” Momenteel maken al ruim 12.000 medewerkers gebruik van de RRA. De belangrijkste KPI is dat iedereen volgens de CAO gaat werken.
Een terugkerend thema is data. Organisaties willen steeds meer inzicht in trends, ziekteverzuim, formatie en capaciteit. “We krijgen steeds meer vragen over analytics en managementrapportages,” zegt Rian. “Dat is een mooie ontwikkeling, maar het vraagt ook om goede randvoorwaarden.”
“We bieden de RRA centraal aan, maar het gebruik ligt bij de organisatie,” legt Dion uit. “Een goede inrichting is daarbij essentieel. Het is belangrijk dat organisaties daarvoor zelf verantwoordelijkheid nemen.” De RRA kan helpen, maar is geen wondermiddel. De juiste aandacht voor inbedding in de organisatie en ondersteuning op strategisch, tactisch en operationeel niveau is een vereiste.
Wat drijft de mensen achter de RRA? Voor Rian is het de uitdaging om een dienstverlenende organisatie neer te zetten. “Ik wil het team meenemen in de visie en zorgen dat we samen groeien.” Dion voegt toe: “Ik wil in teamverband zoveel mogelijk uit mensen halen om iets toe te voegen aan de maatschappij. De RRA maakt het leven van medewerkers makkelijker en eerlijker.”
Die menselijke kant komt ook terug in de implementatie. “Het is belangrijk om medewerkers op de goede manier te betrekken,” zegt Rian. “Niet alleen planners, maar ook HR, OR en leidinggevenden.” De RRA raakt veel processen en vraagt om goede communicatie en afstemming.
Een belangrijke les is dat de RRA niet alleen techniek is. “Het wordt vaak aangevlogen als een IT-project, maar het is veel meer dan dat,” zegt Dion. “Je moet ook kijken naar processen, rollen en verantwoordelijkheden.” De basis moet op orde zijn voordat je kunt uitbouwen.
Tot 2027 ligt de focus op versteviging en professionalisering. “We willen zorgen dat de dienstverlening ook na afloop van het programma goed blijft draaien,” zegt Dion. “Daarvoor stellen we randvoorwaarden op, zoals duidelijke afspraken en rollen.” Innovaties zoals AI komen later, als de basis stevig staat.
De samenwerking tussen O&P Rijk en Intus biedt kansen voor de toekomst. “We willen vaker bijpraten en uitdagingen delen,” zegt Dion. “Misschien kunnen we samen content en best practices ontwikkelen waarmee we organisaties helpen om nog slimmer te plannen.” Intus denkt mee over formats, trainingen en communicatie.
Ook de Intus Klantendag biedt een podium voor inspiratie. “We organiseren onder meer een sessie over beheerhacks, zodat ook mensen met die verantwoordelijkheid naast hun bestaande takenpakket effectief en efficiënt kunnen werken,” vertelt Paul van Intus. “Dat is een mooie kans om kennis te delen en elkaar te versterken.”
Roosteren is meer dan een rooster maken. Het is een strategisch instrument voor humanresourcesmanagement, vitaliteit en efficiëntie. De RRA laat zien dat techniek en dienstverlening hand in hand gaan. Met een sterke visie, goede samenwerking en oog voor de mens bouwt O&P Rijk aan een toekomst waarin roosteren werkt voor iedereen. Intus levert daaraan als partner een zichtbare bijdrage.