10 Tips voor Succesvol Zelfroosteren

Zelfroosteren wordt steeds populairder. En dat is niet gek: met zelfroosteren stijgt de medewerkerstevredenheid en worden zowel kosten als tijd bespaard voor de organisatie.
Wij hebben 10 tips op een rij gezet om de implementatie van zelfroosteren soepel te laten verlopen.

1. Wees open en eerlijk over doelstellingen
Voor zowel werknemers als werkgevers biedt zelfroosteren voordelen. Voor beide partijen biedt het meer flexibiliteit, de werkgever kan zijn personeel efficiënter inzetten en de werk-privébalans verbetert voor de medewerkers. Het is belangrijk dat de doelstellingen voor beide partijen nuttig zijn en dat ze duidelijk worden geformuleerd. Zo weten de medewerkers ook precies waar ze aan toe zijn en wat ze kunnen verwachten.

2. Betrek alle partijen vanaf het begin bij het traject
Laat iedereen vanaf de voorbereidingsfase meedenken. De input van de OR, vakbonden, management etc. kunnen allemaal bijzonder waardevol zijn en hun steun is essentieel. Pas echter wel op voor de draagvlakvalkuil. Wanneer je probeert tegemoet te komen aan de wensen van alle betrokkenen, kom je vaak aan een te brede oplossing die in de praktijk niet te realiseren is.

3. Begin op afdelingen waar het roosteren goed gaat
Je kunt het beste beginnen op afdelingen waar de personeelscapaciteit op orde is en waar medewerkers open staan voor verandering. Zo kan op een constructieve manier ervaring worden opgedaan met zelfroosteren. Vaak zie je dat de afdelingen waar het niet goed gaat sceptisch zijn over veranderingen. Wanneer ze echter bij andere afdelingen zien wat voor effect het zelfroosteren heeft, draaien ze snel bij.

4. Regeltjes: Less = more
Met Zelfroosteren vervang je vaak vaste roosters, vaste afspraken en vaste rechten. De medewerkers krijgen nu immers zelf invloed op hun werktijden, en hebben veel keuze vrijheid. In organisaties ontstaat soms de neiging om het verlies van zekerheden te compenseren met extra regeltjes. Dit beperkt echter de keuzemogelijkheden van de medewerkers en hindert het zelfroosterproces.

5. Kiezen of delen
Wanneer medewerkers aan zelfroosteren doen, is het fijn als ze wat te kiezen hebben. Als organisatie kun je daarom het beste een variatie aan beschikbare werktijden en dienstlengtes aanbieden. Zorg er bovendien voor dat de roostergroep zoveel mogelijk bestaat uit medewerkers met gelijke kwalificaties. Dan maakt het niet uit wie op welk moment werkt, als er maar voldoende medewerkers aanwezig zijn.

6. Maak de stappen niet te groot
Zelfroosteren is een relatief nieuwe manier van plannen. Het werkt heel anders dan mensen gewend zijn. De overgang naar zelfroosteren kan best flink zijn, en kan door medewerkers als bedreigend worden ervaren. Het kan daarom nuttig zijn om het roosterproces in niet al te grote stappen te wijzigen, zodat je medewerkers eraan kunnen wennen.

7. Zorg voor ruimte om te experimenteren
Als aanvulling op de vorige tip: het is verstandig om eerst te experimenteren binnen kleine groepen om zo ervaring op te doen. Zo kun je waar nodig nog aanpassingen doen, en leer je steeds beter hoe je het zelfroosteren het beste bij je medewerkers kunt introduceren. Dit is een goede voorbereiding op een bredere uitrol.

8. Kijk uit voor de grote schreeuwers
Je vindt ze in elke organisatie: grote schreeuwers. Dit kleine groepje op de afdeling drukt een relatief grote stempel op de groep. Zij hebben het meest te zeggen, daarmee de meeste invloed en daarom meestal ook de mooiste roosters. Ze zien introductie van zelfroosteren vaak als een bedreiging, omdat elke medewerker dan opeens gelijke kansen krijgt. De grote schreeuwers zullen waarschijnlijk proberen iedereen te overtuigen dat zelfroosteren niet in het belang van de organisatie is.

9. Ga niet schaduwdraaien
Soms start een organisatie met zelfroosteren, terwijl ze tegelijkertijd ook nog op de oude manier blijven roosteren. Dit lijkt misschien slim omdat risico’s worden geminimaliseerd, maar in de praktijk blijkt dit een garantie voor mislukking voor verandering. Zelfroosteren wordt zo namelijk een theoretische oefening. De insteek waarmee medewerkers hun rooster maken is anders als er echt wat vanaf hangt. De resultaten van schaduwdraaien zijn daarom vrijwel nooit representatief voor zelfroosteren in de praktijk.

10. Hou vol!
Veranderingen kosten tijd. Medewerkers zullen moeten wennen aan zelfroosteren en dat is natuurlijk helemaal niet gek. De resultaten van het zelfroosteren zullen hen op het begin misschien tegenvallen. De ervaring leert dat de resultaten na 3 á 4 roosterperiodes zeer sterk verbeterd zijn, omdat medewerkers de werking van het Zelfroosteren dan volledig doorgronden en alle functionaliteiten benutten. Doorzetten loont!

In sommige gevallen past zelfroosteren minder goed. Intus kan helpen bij het herkennen van dit soort gevallen, en een alternatief aanbieden.
Benieuwd wat de software Intus allemaal voor het roosteren binnen jouw organisatie kan betekenen? Neem dan eens vrijblijvend contact op.

Intus Icons