5 tips voor de planner: roosteren tijdens feestdagen en vakanties

Zomer, heerlijk! Maar de zomervakantie is voor verschillende organisaties ook een bijzondere periode van het jaar. De één heeft vakantiekrachten nodig door het aantal bezoekers wat ineens verdubbelt, de ander heeft extra krachten nodig omdat de helft van haar medewerkers op vakantie is. Ook tijdens de feestdagen kan het de bezettingseis heel anders zijn dan de rest van het jaar. Klein voorbeeld: Mensen bestellen ineens veel meer pakketjes, waardoor er meer personeel nodig is in distributiecentra. Hoe bereid je je nu goed voor op het roosteren tijdens een vakantieperiode? Wij geven je 5 tips.

Kijk naar het verleden
Met data uit het verleden kun je heel goed een forecast maken voor de komende periode. Wat zijn de piektijden? Wat is de bezettingseis? Vaak herhalen dit soort situaties zich in patronen. Kom er dus achter wat de patronen zijn en borduur hier op voort.

Bereid je voor op het onverwachte
Hoe goed je ook voorbereid bent, er gebeurt altijd wel iets onverwachts. En dat is niet erg zolang je daar rekening mee houdt. Hoe ga je bijvoorbeeld om met een hittegolf, of juist een vakantie met alleen maar regenachtige dagen? Schrijf scenario’s uit en weet wat je moet doen als het zover komt.

Plan vooruit
Vakanties en feestdagen staan al lang van tevoren vast. Zorg dan dat je een overzicht hebt van wie er wanneer op vakantie is (of zorg dat de betreffende teamleider dit weet). Dit kun je bijvoorbeeld overzichtelijk houden door gebruik te maken van software die daar geschikt voor is, zoals de InPlanning module Vakantieplanning. Ook is het handig om afspraken te maken wie wanneer op vakantie mag. Want iedereen heeft recht op vakantie, maar niet iedereen op hetzelfde moment. Met tooling zoals de Vakantieplanning module van InPlanning creëer je een transparant proces waarmee medewerkers en planners ruim van tevoren weten waar ze aan toe zijn. Dat schept rust en die transparantie zullen ze waarderen.

Wees flexibel
Door je medewerkers flexibiliteit te bieden profiteer je op de lange termijn. Wanneer je ze bijvoorbeeld zelf hun diensten laat plannen of makkelijk laat ruilen, geef je ze meer ruimte om hun privé – werk balans te verbeteren. En dat zorgt er weer voor dat de kans groter is dat ze willen blijven.

Gebruik vakantiekrachten
Wellicht voor de hand liggend; maar je hoeft de vakantie niet per se op te vullen met enkel bestaande krachten. Scholieren die net zijn geslaagd of studenten die ineens veel extra tijd over hebben, willen graag wat extra geld verdienen. In november en december zijn er ook altijd mensen die een extra zakcentje willen verdienen voor wat extra leuke kerstcadeaus 😉

Sla deze tips op en deel ze met een organisatie die deze tips volgens jou ook goed kan gebruiken!

Meer weten over welke software je kan helpen? Bekijk dan eens de module Vakantieplanning.

Intus Icons