All-in-one systeem of gespecialiseerde best-of-breed software? 3 belangrijke overwegingen

Een goede ondersteuning van je processen met bedrijfssoftware is erg belangrijk. Maar er zijn nogal veel opties en het aanbod is niet altijd even overzichtelijk. Hoe maak je de juiste keuze? Je wilt een verkeerde keuze vermijden want het invoeren van een nieuw systeem kost vaak veel tijd en geld. De vraag of je gaat voor een “all-in-one” of “best-of-breed” systeemarchitectuur is een cruciale beslissing met lange termijn gevolgen. In dit artikel geven we je een aantal tips om een goede keuze te maken.

Je eerste gevoel zegt misschien: “voor alles 1 leverancier, wat handig!” Want dan kun je voor een probleem altijd bij dezelfde mensen terecht, wat natuurlijk een overzichtelijk adresboek oplevert. En je hebt misschien wel een zelfde gebruikersinterface voor alle onderdelen van je systeem, dus je medewerkers hoeven maar aan één soort look-and-feel te wennen.

Maar wat als deze ene leverancier niet presteert zoals je had verwacht? Of over een paar jaar opeens andere keuzes maakt? Dan zit je met een extra groot probleem.

Bepaal hoeveel belang je hecht aan gespecialiseerde functionaliteit

Met een totaaloplossing krijg je veelal een systeem dat “in veel een beetje goed” is. Vaak is er één hoofdproduct dat uitstekend werkt en zijn er daarnaast een groot aantal bijproducten die redelijk werken.

Verwacht je dat jouw organisatie prima uit de voeten kan met redelijk werkende software? En verwacht je dat dat over 5 tot 10 jaar nog steeds zo zal zijn? Dan is een all-in-one systeem voor jou een serieuze optie.

Is het voor jouw organisatie zo dat een hooggespecialiseerd product veel waarde toevoegt ten opzichte van een redelijk functionerende module in een all-in-one systeem? Nu of in de komende 5 tot 10 jaar? Dan is een best-of-breed model voor jouw organisatie waarschijnlijk een aantrekkelijke optie. Je kiest per deelgebied de software op het niveau dat past bij de ambities van jouw organisatie op dat deelgebied.

Papier en praktijk, een wereld van verschil
Vaak lijken de verschillen tussen een module van een all-in-one systeem en een product van een gespecialiseerde aanbieder op het eerste gezicht niet heel groot. Op papier lijken de verschillen soms klein, terwijl de verschillen in de praktijk levensgroot kunnen zijn. Vanuit Intus adviseren wij om gebruikerservaringen zo veel mogelijk onderdeel te laten uitmaken van een keuzeproces. Want iets kan op papier nog zo mooi omschreven zijn, het gaat er uiteindelijk om of een systeem in de dagelijkse praktijk prettig werkt.

Bepaal hoe afhankelijk je wilt zijn

Met een all-in-one oplossing word je zeer afhankelijk van één leverancier. Vervanging van een all-in-one systeem heeft hoe dan ook zeer grote impact. Vraag je af: Vertrouw je erop dat een all-in-one leverancier langdurig (denk aan minimaal 5-10 jaar) alle voor jou belangrijke systeemonderdelen zal blijven ontwikkelen in de richting die jij wenst?

Ga je voor best-of-breed, dan is je afhankelijkheid minder. Het vervangen van een best-of-breed systeem voor een bepaald toepassingsgebied is nog steeds niet iets dat je heel vaak wilt doen, maar heeft minder impact dan het vervangen van een compleet all-in-one systeem. Blijkt je leverancier het systeem in de toekomst minder door te ontwikkelen dan je had verwacht, of is de service ver onder de maat? Dan kun je voor dat toepassingsgebied een vervangend systeem zoeken zonder dat je je complete ICT-landschap overhoop hoeft te halen.
Neem je je bedrijfssysteem via SaaS (Software-as-a-Service)? Dan is vervangen technisch en financieel vaak nog eenvoudiger dan met de lokaal geïnstalleerde applicaties die zijn aangeschaft.

Kijk goed naar koppelingen

Bedrijfssoftware kies je bij voorkeur voor de lange termijn. In 10 jaar kan er in de wereld veel veranderen. Daarom is het altijd van belang om goed te kijken naar koppelingen. Vergeet niet dat het voor een werkende koppeling twee dingen noodzakelijk zijn:

1. Koppelmogelijkheid (technisch kan het)
2. Koppelbereidheid (de leverancier wil het)

Als een koppeling nog niet bestaat, dan betekent dat natuurlijk niet dat deze in de toekomst niet gemaakt zou kunnen worden. Ga bij je leverancier goed na wat de technische mogelijkheden zijn en in hoeverre deze -zwart op wit!- vast wil leggen dat de bereidheid tot koppelen bestaat en werk vanaf daar verder.

Slikken of stikken
Sommige all-in-one leveranciers weigeren mee te werken aan het realiseren van koppelingen met andere systemen. Bijvoorbeeld als zij in hun systeem een module hebben in hetzelfde toepassingsgebied als het systeem war je mee wilt koppelen.
Is de functionaliteit van de betreffende module in het all-in-one systeem voor jouw organisatie onvoldoende? Als de all-in-one aanbieder niet meewerkt aan het realiseren van een koppeling, zul je er toch genoegen mee moeten nemen.

Conclusie

Kun je uit de voeten met redelijke functionaliteit in de breedte, vind je het niet erg om de komende 5-10 jaar niet zo flexibel te zijn in je ICT-landschap en accepteer je het risico dat je sterk afhankelijk bent van één aanbieder? Dan kan een all-in-one oplossing voor jouw organisatie een aantrekkelijke keuze zijn. Je hebt dan het voordeel van een uniforme gebruikerservaring, minder koppelingen en minder leveranciers waar je contacten mee hebt.

Haal je voordeel uit gespecialiseerde functionaliteit, hecht je waarde aan meer flexibiliteit in je ICT-landschap en/of wil je jezelf niet volledig afhankelijk maken van één partij? Dan is het best-of-breed model voor jou een verstandiger keus. Met aanbieders die goed kunnen koppelen heb je het voordeel van gespecialiseerde oplossingen en minder afhankelijkheid van één partij.

Nieuwe software kiezen doe je niet zomaar. In dit artikel gaan we in op de valkuilen bij een softwareselectietraject. Wellicht dat dit artikel jouw organisatie ook een beetje kan helpen.

Benieuwd naar wat Intus voor jou kan betekenen? Kijk dan eens bij ons softwareoverzicht of lees over onze dienstverlening.

Intus Icons