Geen Tipp-Ex meer bij De Rijnhoven

In mei jl. begon zorgorganisatie De Rijnhoven uit Harmelen met zelfroosteren met hulp van InPlanning. Dit als eerste stap naar zelforganisatie. Nu de pilot klaar is, wordt de software uitgerold over de hele organisatie. Mariella di Bella is opleider en vraagbaak tijdens de implementatie en enthousiast: “Het gaat heel goed: het systeem is niet moeilijk, de medewerkers pakken het snel op. Vanaf december is de hele stichting over op InPlanning, dus we hebben ons doel gehaald!”

Ook directeur/bestuurder Trudy Prins is blij: “Ik vroeg me af waarom er bij ons zoveel Tipp-Ex doorheen ging. Op de dienstroosters zag ik waar het bleef: aan het eind van de maand was het roosterblad volgekalkt met witte vlekken. Daar zijn we in 2017 helemaal van af; wat een tijd gaat dat besparen!”

“Wat een tijd gat dat besparen!” – Trudy Prins, bestuurder De Rijnhoven

De Rijnhoven heeft als doel om binnen twee jaar toe te werken naar zelforganiserende teams. Het zelfroostersysteem is de eerste aanzet en een van de tools om deze overgang te ondersteunen.

Mariella vertelt: “We hebben de pilot kunnen realiseren met hulp van ESF-subsidie voor Duurzame Inzetbaarheid. Nu rollen we het systeem uit in de hele organisatie. Ik heb vanaf september de hele scholing gedaan van alle medewerkers. In oktober startte de uitrol. We zijn begonnen met de zorgteams; die moesten gaan werken met zelfroosteren, daar kwam het meest bij kijken. Daarna gingen de ondersteunende diensten over; die hebben vaste basisroosters, dus dat was minder spannend.”

Tevreden medewerkers

“Teams die aan de pilot meededen, hebben helemaal geen moeite meer met InPlanning. Van hen krijg ik niet of nauwelijks vragen, dat is nu finetunen, alsof ze nooit anders gedaan hebben. De andere medewerkers zijn ook tevreden, maar we zitten momenteel nog midden in de transitie naar zelfsturing. Naast de rol zelfroosteren leert elk team nu werken met nog vijf andere rollen. Er wordt dus nu veel van medewerkers gevraagd, ze krijgen veel scholingen, dat vraagt meer dan routine draaien.

Ik merk dat medewerkers het fijn vinden dat ze op tijd inzicht hebben. En wat ik ook veel terug hoor is dat het systeem echt gebruiksvriendelijk is. Het is niet moeilijk, je moet even weten hoe het werkt, en dan pakken medewerkers het goed op. Zeker voor de jongeren is het gesneden koek, die zijn gewend aan Apps en begrijpen het meteen. Voor een aantal oudere medewerkers die wat meer ‘digibeet’ zijn is het een hele omslag. Daar kost het wat meer moeite. Maar eigenlijk zijn ze helemaal tevreden over het systeem.”

“Ik merk dat medewerkers het fijn vinden dat ze op tijd inzicht hebben. En wat ik ook veel terug hoor is dat het systeem echt gebruiksvriendelijk is.”- Mariella di Bella, Opleider en Vraagbaak De Rijnhoven

Briefjesstroom verdwenen

“Ik krijg nu best veel vragen, maar de meeste komen doordat mensen nu meer inzicht hebben: ze worden zich bewuster van dingen en dat roept vragen op. Wat zeker is uitgekomen is dat medewerkers meer regie hebben over hun werktijden en privé. En ook heel prettig is dat we af zijn van héél veel briefjes. Die hele stroom van papiertjes met ruilingen, verlofaanvragen en akkoord door de leidinggevende is eigenlijk verdwenen. De roosters op papier werden een maand van tevoren vrijgegeven. Voordat die maand begon was het al 100 keer gewijzigd.

Nu is alles in één systeem, je hebt elke maand overzicht. Wat je zelf goed invoert staat er ook in, er wordt niets meer fout overgenomen. Ik heb het idee dat er al minder geschoven wordt omdat mensen het zelf van tevoren al zelf naar hun eigen wensen kunnen inplannen.”

Geen stuwmeren meer

“Het wisselt nog erg per team hoeveel diensten in fase 3 nog moeten worden ingevuld. Sommige teams komen uit zonder tekorten. Andere hebben nog oud zeer door al goedgekeurde vakanties, of ziekte of ontslag waarvoor ze niet gelijk een nieuwe medewerker krijgen. Een grote zorg minder is, dat je geen stuwmeer meer kan opbouwen of te weinig uren inroosteren. Er ontstaan dus geen stuwmeren aan plus- of min-uren meer. Ook de arbeidstijdenwet- en cao-regels kunnen we niet meer overschrijden. Dat is echt winst!”

Finetunen

“Mijn rol wordt uiteindelijk intercedent planning bij ons interne planbureau. Ik zit er heel positief in, we gaan de verdieping opzoeken, finetunen. We kunnen nu gaan kijken naar bezettingen, niet meer alleen de standaarddiensten van 7 tot 15 uur, maar meer vraaggericht werken en diensten daarop aanpassen. We kunnen ons nu afvragen: wat ooit iemand heeft bedacht, moet dat zo blijven? Is dat eigenlijk wel zo handig allemaal? Het contract van de medewerker was altijd leidend, dat verandert nu, mijn avonddienst en jouw dagdienst, nu is dat iedereens dienst geworden.”

Eén systeem

“Dat kan door het toegenomen overzicht, doordat alles in één systeem zit. Voor de start werd InPlanning gekoppeld aan het huidige systeem Cura en aan het salarissysteem van SDB, zodat de verloning automatisch volgt uit de roosterinformatie. De koppeling met ons personeelssysteem vonden we nogal spannend maar verliep gladjes. Informatie als ziekte, verlof of contractwijzigingen wordt elke nacht geupdatet, je ziet dingen dus heel snel. Ook is met de komst van InPlanning het hele planningsproces heel erg naar voren getrokken in de tijd; je hebt veel eerder overzicht en kan dus sneller anticiperen. De tekorten die er waren voor de komende maand zijn bijvoorbeeld nu al weer opgelost.”

Grootste winst

“De grootste winst gaan we uiteindelijk maken doordat we tekorten eerder kunnen aanvullen, mensen die graag extra willen werken kunnen bij ons tijdig inschrijven. Mensen vinden het fijn om iets verder vooruit te kunnen plannen. Dat dat nu kan scheelt al veel uitzendkrachten. In december gaan we ons eigen planbureau opstarten, de uitdaging voor het nieuwe jaar is veel minder inzet via het uitzendbureau.”

Intus Icons