Wanneer je een nieuw roostersysteem implementeert, is dit voor je medewerkers een ingrijpende verandering. Met een nieuw roostersysteem introduceer je vaak ook een nieuwe aanpak (om het roosteren efficiënter te laten verlopen), en veranderingen vereisen nou eenmaal gewenning. Naast het traject met de OR (ondernemingsraad) is de vraag hoe je praktisch invulling geeft aan het betrekken van je medewerkers zodat het invoeren van een nieuw roostersysteem succesvol verloopt. Een belangrijk thema bij het implementeren van een nieuw systeem is: communicatie.


In de praktijk kun je dat op verschillende vlakken toepassen. Een goed begin is het halve werk, dus bereid je werknemers voor. Kondig ruim van tevoren aan dat je een nieuw systeem gaat introduceren en waarom. Wat is er mis met het huidige systeem, wat is er beter aan het nieuwe systeem? Door je medewerkers mee te nemen in het hoe en waarom begrijpen ze waarom er een verandering plaatsvindt en hebben ze het gevoel dat er rekening wordt gehouden met wat voor hun fijn is.


Gooi je medewerkers niet in het diepe. Vaak wijzen systemen en de bijbehorende apps zich vanzelf, maar dit is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Zorg er dus voor dat de medewerkers weten wat er van ze wordt verwacht. Als je voor een systeem met zelfroosteren kiest, maak dan bijvoorbeeld duidelijk binnen welke kaders medewerkers vrij zijn om te ruilen. Maken de medewerkers gebruik van een app, zorg dan dat ze weten hoe ze bijvoorbeeld verlof aan kunnen vragen of een ruilaanvraag kunnen doen.


Schrik niet van een tegengeluid. In je organisatie zullen niet alle medewerkers achter de keuze voor een nieuw systeem staan; verandering is nou eenmaal ‘eng’. Er zullen altijd mensen zijn die zeggen dat het oude systeem beter werkt. Laat je daar niet door afschrikken, want vaak is het een kwestie van gewenning. Ga desnoods met deze perso(o)n(en) in gesprek om te kijken waar de knelpunten van het nieuwe systeem volgens hen liggen.


Out of the box denken – Sommige organisaties kiezen voor een originele manier om hun nieuwe roostersysteem te introduceren bij hun werknemers. Zo koos Zorggroep Groningen voor een video-introductie en werd de kantine van het BovenIJ Ziekenhuis in stijl aangekleed.


Door net dat beetje meer betrokkenheid te creëren is het voor medewerkers makkelijker om zich aan zo’n grote verandering aan te passen. Het implementeren van een nieuwe software doe je als organisatie niet zomaar, dit kost tijd. Neem deze dan ook.


Wil je eens sparren over je je nieuwe roostersysteem het beste kunt introduceren bij je medewerkers? Neem dan gerust contact met ons op. Wij hebben via al onze klanten al vele aanpakken gezien en denken graag met je mee!

Intus Icons