Museum Huis Doorn is één van de vrijwilligersorganisaties die via Stichting Vrijwilligers Digitaal met InPlanning werkt. Dit doen zij inmiddels al 4 jaar. Bij Museum Huis Doorn kun je de rol van Nederland in de Eerste Wereldoorlog herleven. De Duitse keizer Wilhelm II heeft hier in die tijd zelfs gewoond, omdat na het verlies van WO I Nederland een veilig en neutraal terrein was. Museum Huis Doorn wordt ook regelmatig gebruikt als trouwlocatie. Johan Stokkers is planner en systeembeheerder bij Museum Huis Doorn en deelt zijn ervaring met het werken met InPlanning.

Altijd online

“Er is één actueel rooster dat eenvoudig wordt bijgehouden door een paar aangewezen mensen. Het rooster is daardoor altijd up-to-date. Iedereen kan voortdurend zijn eigen- en groepsroosters inzien, ook thuis of elders. Vrijwilligers kunnen hun beschikbaarheid aangeven tijdens de aangewezen planningsperiode.

De planners zien in InPlanning in één oogopslag waar over- of onderbezetting dreigt en spelen hier op in. Zij kunnen ten alle tijde het rooster aanpassen. Ruilingen kunnen ook direct worden doorgevoerd. De bezetting blijft daardoor gewaarborgd. De flexibiliteit van InPlanning is groot door de vele mogelijkheden om diensten definiëren en naderhand nog aan te passen. Ook kunnen alle eigenschappen en voorkeuren van elke vrijwilliger in het programma worden opgeslagen. Dat is toegankelijk voor de roostermakers.

Het individuele maandelijkse roosteroverzicht is duidelijk, eenvoudig, voor iedereen goed bereikbaar en niet onbelangrijk: altijd online.”

Rooster op de deurmat

Ook heeft Johan nog een paar opmerkingen met betrekking tot de software. “Eigenschappen van medewerkers zijn lastig in kaart te brengen. In een museum heb je te maken met vaste medewerkers en vrijwilligers, variabele openingstijden, multi-inzetbaarheid enzovoort. InPlanning is daar niet specifiek voor ontwikkeld en de vrijwilliger-systeembeheerder is meestal geen ICT-expert. Dit is soms een uitdaging.”

Johan licht toe: “Het rooster vraagt een actieve deelname en biedt veel mogelijkheden. Maar onze gemiddelde vrijwilliger is 65+ en niet opgegroeid met computers. Het kost dan soms wat energie en moeite om iedereen de omslag te laten maken van papier naar digitaal. Het lukt wel, maar sommige vrijwilligers willen het liefst een mail sturen met hun voorkeuren en vervolgens een geschreven rooster op hun deurmat afgeleverd hebben. Hoe dat dan tot stand komt, mag de roosteraar zelf uitzoeken..”

In zijn algemeenheid is Museum Huis Doorn blij dat ze zijn overgestapt op het digitale systeem. “Er worden voor de bewuste taakgroepen al enige tijd géén papieren roosters meer verstuurd,” vertelt Johan. “Dat op zich is al een mijlpaal!”

Benieuwd of InPlanning voor jouw vrijwilligersorganisatie misschien ook een geschikte planningstool is? Neem vrijblijvend contact op met Stichting Vrijwilligers Digitaal.

Intus Icons