Geriant: Plannen in 50% van de tijd!

Stichting Geriant specialiseert zich in de hulp, advies en scholing aan mensen met dementie en hun naasten in Noord-Holland Noord. Een onderdeel van de stichting is de Geriant Kliniek. Met een team van 45 mensen, van vrijwilliger tot zorgspecialist, vaak onregelmatig inzetbaar en met verschillende contracten, was roosteren  daar altijd veel 'gedoe'. Via een collega-organisatie hoorde ICT Manager Mark Heijnen over de goede ervaringen met Intus. Dat klikte snel, dus sinds april jl. roostert Geriant volledig met InPlanning.

Betere sturing
Manager Kliniek Miranda Schep is vol lof: 'Voordat wij overgingen op Intus, maakten we gebruik van een roostersysteem in Excel. Hierbij waren de formules zo complex, dat ik niet met 100% zekerheid kon zeggen of de uitkomsten klopten. En het systeem was nogal foutgevoelig, soms werden cellen per ongeluk overschreven, of een formule klopte niet. Kortom, altijd een hoop ellende. Nu ik InPlanning gebruik is het leven een stuk gemakkelijker geworden. Ik werk er heel graag mee en ik kan beter sturen op urenbalansen en inzet van vakantiedagen. Voor mij is het systeem een uitkomst!

Meer wensen
Geriant had naast de betrouwbaarheid meer wensen voor het nieuwe systeem. Bijvoorbeeld dat hun mensen zelf beter inzicht kregen in hun gewerkte uren ten opzichte van hun contract; en dat de gegevens voor de verloning rechtstreeks naar Raet worden gestuurd. Beide wensen zijn gerealiseerd.
Over de mensen van Intus zegt Miranda: 'Ook de samenwerking met de medewerkers van Intus is prettig. Ze zien snel in waar onze behoeften liggen. En de helpdesk is altijd bereikbaar en ook zeer kundig in het oplossen van problemen of vragen.  Ik krijg vaak de trainer aan de lijn van wie we een dag in company training hebben gekregen. Doordat zij meekijkt in het systeem kan zij goed uitleg geven en samen met mij eventuele knelpunten oplossen. Die dag training was trouwens voor iedereen voldoende om met het systeem aan de slag te kunnen. '

De planner houdt het overzicht
Geriant heeft voor nu niet gekozen voor zelfroosteren. De planner maakt het rooster, ze werkt graag met het systeem. Zij heeft zicht op de urenbalansen en zorgt ervoor dat de min- of plusuren niet teveel oplopen. De medewerkers maken gebruik van de App van InPlanning en zijn hier tevreden over. De grootste winst is dat ze nu inzicht hebben in het rooster en in hoeveel min-, plus- en verlofuren ze nog hebben. Ook kunnen ze diensten aanvragen, die de planner invoert in InPlanning. Miranda: 'Het aanpassen van een dienst is nu veel gemakkelijk: een uurtje later beginnen of eerder weggaan geeft geen administratieve problemen, maar is snel verwerkt door de planner.'

Plannen in de helft van de tijd
Al met al scheelt het Miranda en haar planner een hoop moeite: 'Het systeem levert tijdwinst op, planning kost nu ongeveer de helft van de tijd in vergelijking met het oude systeem. Deze tijd kunnen we goed besteden aan onze cliënten! En nu hebben we een stabiel systeem. Zowel de medewerkers als ik hebben de garantie dat de uren kloppen. Dat geeft een rustig gevoel.'

Tot slot: 'Een tip voor Intus? Nee die heb ik eigenlijk niet. Ik ben nog helemaal in de fase van: Whaauw!'