De fabriek van Bens Original in Olen (bij Antwerpen) vormt al meer dan 40 jaar het hart van de rijstproductie van Mars. Als één van de twee belangrijkste rijstproductievestigingen van Mars voorziet Olen niet alleen Europa, maar ook andere delen van de wereld van rijst van topkwaliteit. In deze vestiging werken 135 mensen incl. de kantoormedewerkers, in de productie werken er +/- 60 personen.

Mars Olen-Geert

We spraken Geert Wanten, Maintenance Manager bij Mars Olen over Intus en zijn ervaring met InPlanning.

Wat was voor jullie belangrijk in het maken van de keuze voor een planningspakket?
Geert: “We zijn niet echt op zoek gegaan. Ik heb zelf bij Mars Veghel gewerkt en was al bekend met het systeem vanuit de gebruikerskant. Ik wist hoe gebruiksvriendelijk het systeem was. Toen ik weer bij Mars Olen begon, werkten we daar voor labourplanning nog met Excel. Men moest vrij vragen via een verlofboek op papier. De weekplanning, die hieruit werd opgesteld, werd in drievoud uitgeprint en opgehangen. Als er een aanpassing moest worden gemaakt, dan moest alles weer opnieuw uitgeprint worden en op diverse plekken worden opgehangen. Ik heb aangegeven dat er een goede oplossing was, InPlanning. En sinds 2021 werken we nu ook bij Mars Olen met InPlanning.”

Wat is het mooiste resultaat dat jullie tot nu toe hebben bereikt met InPlanning?
Geert: “De gebruiksvriendelijkheid voor de gebruikers. Men kan heel makkelijk op ieder moment, waar dan ook via de app diensten ruilen en vakantie aanvragen. En uiteraard zo fijn dat we geen Excel meer gebruiken en af zijn van veel papierwerk. Voor mijn eigen afdeling, het technisch team, werkt het super. We kunnen onze taken zowel op uur- als op minuutbasis plannen. Geen taken en vakantieplanning meer in Excel.

“Automatisch plannen met één druk op de knop.”

Leuk voorbeeld: Niet iedereen heeft altijd de nodige affiniteit of kennis van IT-systemen , dat is bekend. We waren twee dagen live met InPlanning. Ik had een handleiding gemaakt en dezelfde dag dat we live gingen stonden er al 20 vakantie-aanvragen in. Ook van mensen die wel eens meer moeite hebben met IT-systemen, dat zegt voldoende over de gebruiksvriendelijkheid van Inplanning. We werken nu bijna een jaar met InPlanning.

“Weg met Excel-printjes.”

 

Wat is jouw toekomstperspectief qua InPlanning, op het vlak van roosteren? Heb je jezelf doelen gesteld?
Geert: “De koppeling met ons planningssysteem is er wel, maar nog niet actief. We zijn hier wel mee bezig. En ik wil me verder nog graag in de Kiosk-functionaliteit verdiepen om gewoon een groot scherm in de hal te hebben waarop de planning voor iedereen inzichtelijk is, zonder dat er persoonlijk moet worden ingelogd op Inplanning of de app.”

Ze gebruiken Excel niet meer, maar maken nog wel een uitdraai uit het systeem. Ook hier wil Geert graag vanaf.

“Verder is ons tijdsregistratiesysteem een log systeem waar systeemaanpassingen niet altijd van een leien dakje lopen. Mijn wens is dat InPlanning ook een eigen tijdsregistratiesysteem ontwikkelt of dat er een koppeling komt met een bestaand systeem. Nu vragen mensen vrij en krijgen vrij, maar moet dit nog wel los in ons eigen tijdsregistratiesysteem worden bijgehouden.”

Mars Olen is de eerste Belgische vestiging die met InPlanning werkt en daar zijn we trots op. Dit maakt het extra uitdagend omdat de Belgische CAO compleet anders is dan de Nederlandse. Intus heeft hier veel werk ingestoken, o.a. in de aanpassingen die er moesten worden gemaakt op de Arbeidstijdenwet.

Geert is binnen Mars Olen de persoon die het administrator gedeelte op zich neemt. Het aankomende jaar willen ze dit verder gaan uitbreiden naar 3 administrator rollen voor de hele fabriek.

Verder is Geert creatief met het systeem bezig geweest om een jaarkalender voor de technische afdeling in Inplanning visueel te kunnen maken. Per productielijn heeft hij een virtuele medewerker aangemaakt om zo zichtbaar te maken op welke lijn, welke dag een onderhoudsstop gepland staat. Die mogelijkheid was/is er binnen Inplanning nog niet.

Wat zijn de reacties van de medewerkers?
Geert: “Bij veranderingen zijn mensen vaak wel terughoudend. Zeker gezien we binnen Mars Olen jarenlang gewend waren aan Excel. Iedereen had de nodige training gekregen om volop met Inplanning van start te gaan , maar hier en daar liepen we nog tegen enkele praktische en cruciale functionaliteiten aan om volledig aan de noden van de fabriek te kunnen voldoen. Deze hebben we bij Intus aangekaart en werden via een serviceticket door de supportdienst netjes in behandeling genomen. Globaal gezien is iedereen vrij enthousiast na de invoering van Inplanning.”

Welke functionaliteit gaat voor de grootste impact zorgen?
Geert: Tja dat is het dienstpatroon uitrollen voor een heel jaar ineens. Geen Excelsheets moeten knippen en plakken. Verder is het superfijn dat je gewoon heel makkelijk in de app diensten kunt wisselen, ruilen en aanpassen. Zeker als je last minute de vraag krijgt om een dienst te ruilen of bij onverwachtse afwezigheid van een medewerker. Je hebt als het ware je volledige personeelsplanning altijd op zak.

Hoe verloopt de samenwerking met de collega’s van Intus?
Geert: “Mijn contactpersoon bij Intus is Jasper. De implementatie is prima gegaan. Mailtjes en tickets worden snel opgepakt. En de samenwerking gaat goed. Toen ik voor het eerst inlogde, was het allemaal leeg. Ik dacht serieus dat alles al ingericht zou zijn en ik dit niet zelf hoefde te doen. Maar dit heeft alleen maar geholpen om het systeem te kennen!”

“Ik kan Inplanning echt iedereen aanraden. Het maakt je dagindeling net allemaal iets vlotter en overzichtelijker.”

 

Intus Icons