'Ons Tweede Thuis' van start

Organisatie voor gehandicaptenzorg ‘Ons Tweede Thuis’ startte in mei jl. een pakketselectie voor een roostersysteem. De keuze viel vrijwel unaniem op Intus. De grote gebruiksvriendelijkheid gaf daarbij de doorslag. Twee maanden projectvoorbereiding volgden, en onlangs ging de eerste locatie ‘live’ met InPlanning. De eerste ervaringen zijn meer dan goed. Reden voor taart!

Projectleider HRM & Roosteren Angela Beems is blij met de keuze voor Intus: ‘Bij de pakketselectie sprong InPlanning er echt uit door de gebruiksvriendelijkheid. Inloggen is eenvoudig, de schermen waarmee medewerkers moeten werken zijn rustig en overzichtelijk, het oogt ook leuk. De collega’s die betrokken waren bij de selectie zagen zichzelf er al helemaal mee werken.’

Tijdig inspelen
Ons Tweede Thuis heeft zo’n 2.000 professionals aan het werk op circa 70 locaties. Tot vorige maand werden die op allerlei manieren ingeroosterd: in Excel, op papier, in een zelfgebouwd systeem, noem het maar. Daar wilde de organisatie graag verandering in: meer zelfsturing door de teams, efficiënter roosteren en voor het management tijdig kunnen inspelen op knelpunten in planning en financiën. Met de introductie van het nieuwe roostersysteem worden deze organisatiedoelen verwezenlijkt. Beems: ‘Een belangrijk voordeel van InPlanning vind ik dat het systeem op een vriendelijke manier een stramien afdwingt waaraan alle teams zich bij het roosteren automatisch gaan houden.’

Zelforganisatie en tijdwinst
Met InPlanning wordt ook maximale betrokkenheid bereikt van medewerkers bij het opstellen en beheren van de roosters. Door deze betrokkenheid en de transparantie van het systeem verwacht Ons Tweede Thuis meer zelforganisatie te kunnen realiseren bij haar teams. En omdat alle urendeclaraties en onregelmatigheidstoeslagen automatisch via het systeem worden doorgegeven aan de salarisadministratie, krijgen de locaties meer tijd beschikbaar voor de primaire zorg. 

Systeem inrichten
Woon- en dagcentrum Amstel-Meer mocht als eerste locatie gaan roosteren in het nieuwe systeem. Gedurende 1,5 dag training maakten de locatiemanager en de zes roosteraars gezamenlijk keuzes om het systeem op maat in te richten. Zo hebben zij de basis gelegd om een volledig dienstrooster vorm te geven. Tijdens een terugkomdag werden de laatste puntjes op de ‘i’ gezet. Aansluitend startten de andere locaties die zich voor de pilot hebben aangemeld. Op 1 november heeft Amstel-Meer de eerste roosters digitaal gepubliceerd voor alle medewerkers en op dit moment wordt InPlanning organisatiebreed ingevoerd.

Knoppensessie
Angela Beems organiseerde als test ook een knoppensessie met de ergste ‘digibeten’ in de organisatie. Die zagen niet uit naar het digitale systeem. Angela: ‘Maar na één uur uitleg en oefenen hadden ze alles gedaan wat moest. Ook de training van de andere medewerkers was – op de roosteraars na - allemaal van het niveau een half uur tot een uurtje. We gebruiken de instructievideo’s van Intus, en we hebben spiekkaartjes gemaakt voor het onthouden van de belangrijkste dingen.’

‘What you see is what you get’
Angela Beems vervolgt: ‘De opstart met het nieuwe systeem verliep heel soepel. We hebben op basis van de eerste ervaringen natuurlijk nog wel een paar wensen, maar we zijn geen dingen tegengekomen waarbij we niet verder konden. De wensen zijn bij Intus neergelegd. Wat ik prettig vind is dat ze erg bereid zijn om mee te denken en open staan voor suggesties. Enkele van onze wensen zijn op een lijst gezet en worden meegenomen bij een volgende release. En als iets niet gaat gebeuren zijn ze daar ook eerlijk over. Vooraf had ik al met enkele referenten gesproken; die zeiden over Intus: ‘What you see is what you get.’ Zo heb ik het ook ervaren: geen grootse beloften, wel heel goed meedenken, prettig in de samenwerking en afspraken worden nagekomen.

Op de foto: Lianne Harte, Anne Metske (roosteraars), Ivo Meijer (locatiemanager), Susan van Aerle, Linda Somers, Monique Musch, Kim Verschueren (roosteraars), Roel de Bruijn (directeur Ons Tweede Thuis) en Hans Leideman (directeur Intus) vieren de start met een heerlijke taart.