Interview: Hoe Joost kleur geeft aan WFM bij SGL

Een zorgorganisatie draait niet alleen op zorgprofessionals, maar ook op slimme, doordachte planning. Bij SGL, werkt Joost Kohlberg als adviseur Workforce Management. Wat dat inhoudt? ‘Ik zorg ervoor dat de juiste persoon, op het juiste moment, op de juiste plek staat.’ Mét aandacht voor cijfers én mensen.

Specialistische zorg voor mensen met een intensieve ondersteuningsvraag
SGL ondersteunt mensen met niet-aangeboren hersenletsel (NAH) die intensieve begeleiding of zorg nodig hebben om zo zelfstandig mogelijk te leven. Dat doet SGL in Limburg vanuit diverse woonvormen, behandelprogramma’s, daginvulling en ambulante begeleiding.

De kracht van SGL zit in hun specialistische aanpak, persoonlijke benadering en de verbinding tussen wonen, werken, leren en leven. ‘Onze cliënten zijn vaak jongvolwassenen of volwassenen met een blijvende beperking,’ legt Joost uit. ‘We helpen ze een zo volwaardig mogelijk leven te leiden, op hun eigen manier. En dat vraagt om de juiste mensen, op het juiste moment, op de juiste plek.’

Van zorgverlener tot WFM-pionier
Joost is al sinds 2009 verbonden aan SGL. ‘Ik ben begonnen in de zorg, direct na mijn SPW-opleiding. Maar na vijf jaar merkte ik dat ik iets met cijfers en processen wilde doen.’ Toen hij tijdelijk inviel op het planbureau, was het raak. ‘Ik wilde niet meer terug. Ik had het gevoel: hier kan ik impact maken.’

‘Eigenlijk heb ik mijn functie zelf mogen vormgeven,’ vertelt hij trots. ‘Workforce management was binnen SGL nog onbekend terrein. Ik ben er zelf in gedoken, heb de opleiding gevolgd en ben gewoon begonnen.’ Zijn kracht? Cijfers én mensen begrijpen. ‘Ik kijk naar de harde data, maar vergeet nooit de mensen op de werkvloer. Een planning werkt pas echt als het uitvoerbaar en draagbaar is.’ Joost onderstreept de goede samenwerking met Finance & Control: ‘Vanuit mijn vakgebied kijk ik vooruit op basis van data en stuur ik proactief op de juiste bezetting, financiën kijkt terug en controleert de cijfers.’

Cijfers die verbinden
Waar het vaak schuurt tussen verschillende afdelingen binnen een organisatie, slaagt Joost erin om partijen te verbinden. HR, Finance, zorgteams. Iedereen heeft zijn eigen invalshoek. ‘Control zegt: we hebben tien fte nodig. HR zegt: we moeten werven. En de teamleider wil gewoon goede zorg leveren. Ik kijk dan naar: hoeveel inzetbare uren hebben we echt? Wat is realistisch? En hoe krijgen we dit passend binnen het budget?’
Daarbij draait het volgens Joost niet alleen om sturen, maar vooral om inzicht geven. ‘Ik wil dat teams zelf keuzes kunnen maken. Dus ik leg uit hoe financiering werkt, hoeveel budget er is en welke speelruimte ze hebben. Dan kunnen ze ook zelf verantwoordelijkheid nemen.’

Samen roosteren: niet zelf, maar samen
De afgelopen jaren heeft SGL grote stappen gezet in het professionaliseren van het planproces. ‘Vroeger werd er decentraal gepland: elke locatie deed zijn eigen ding. Maar dat gaf weinig grip. Toen zijn we centraal gaan plannen, om inzicht te krijgen in arbeidstijden en inzet.’

Tegenwoordig ligt de nadruk op zelforganisatie en samen roosteren. ‘Zelfroosteren klinkt mooi, maar werkt alleen als je duidelijke kaders hebt. Daarom zetten we in op samen roosteren: we geven teams ruimte binnen afgesproken kaders. Het is een gedeeld proces.’
Die kaders vergelijkt Joost met een kleurplaat. ‘Ik teken de lijnen. De medewerkers mogen zelf de kleuren kiezen, zolang het binnen het plaatje blijft. Zo houden we regie én geven we ruimte.’

Joost stimuleert medewerkers actief om verantwoordelijkheid te nemen. ‘In ronde één mag je egoïstisch zijn. In ronde twee kijk je ook naar het team. Ik zeg altijd: doe in het begin iets wat je leuk vindt, aan het einde iets wat nodig is. Zo krijg je samen het rooster rond zonder dat de leidinggevende hoeft in te grijpen.’

Grip met InPlanning
InPlanning speelt een centrale rol in het planproces van SGL. ‘Het systeem is transparant en overzichtelijk. Je ziet direct wie min- of plusuren heeft, en het houdt rekening met de CAO. Dat helpt ons enorm bij het houden van grip en het maken van eerlijke roosters.’
Joost is nauw betrokken bij het applicatiebeheer. ‘Ik wil dat het systeem ons ondersteunt, niet belemmert. Daarom geef ik input, test nieuwe functionaliteiten en denk kritisch mee. Soms leg ik de vinger op de zere plek, maar altijd met als doel: beter worden.’

Geen zzp’ers dankzij vooruitdenken
Een van de grootste successen waar Joost trots op is, is dat SGL nog steeds geen externe zzp’ers hoeft in te huren. ‘Dat is bijzonder in deze tijd. We doen dat door vroegtijdig vooruit te kijken: wie gaat er met pensioen, waar zitten risico’s, welke teams staan onder druk? Soms nemen we bewust iemand te vroeg aan, zodat we straks geen dure oplossing hoeven inzetten. Het vraagt investering, maar het betaalt zich terug.’

Wensen en dromen
Natuurlijk zijn er nog wensen. ‘Ik zou graag meer dynamiek in Ronde Twee willen, dat medewerkers een dienst niet alleen kunnen kiezen, maar ook kunnen herschikken. En ik wil meer inzicht in de vakantieplanning houden, ook nádat deze is vastgesteld. Dat soort dingen maken zelfregie makkelijker.’ Voor niet-ingewijden in de wereld van samenroosteren: Ronde Twee is onderdeel van de drie rondes die daarbij van toepassing zijn: Medewerker, Team, Planner respectievelijk.

Delen is vermenigvuldigen
Joost is niet bang om zijn kennis te delen. ‘Ik ga graag naar bijeenkomsten, zoals de WFM-dag, en praat met andere organisaties. Waarom zou iedereen zelf het wiel uitvinden? Als ik iets heb ontwikkeld dat werkt, deel ik het graag. En ik sta er net zo open in om van anderen te leren.’ Zo las hij laatst het verhaal van Viggo, en dacht meteen: daar wil ik meer van weten!

Zijn grootste tip voor andere planners en WFM-specialisten? ‘Begrijp je data. En begrijp de data van de ander. Alleen dan kun je écht verbinden.’

Tot slot
Joost vat het krachtig samen: ‘Planning draait om balans. Tussen grip en vrijheid. Tussen controle en vertrouwen. En tussen wat je idealiter zou willen en wat in de praktijk haalbaar is.’

En misschien zit daar wel de kracht van zijn werk: met beide benen op de grond, maar met een scherpe blik vooruit. Niet alleen roosters maken, maar toekomst bouwen, voor medewerkers én cliënten.