Het is besloten: jouw organisatie heeft nieuwe software nodig. Je bent gekozen als projectleider of bent gevraagd hierover mee te denken. Maar wat is het beste softwarepakket? En hoe pak je het aan? Zes valkuilen die je zeker moet vermijden in jouw softwareselectietraject:
Valkuil 1: “Dit doen we wel even.”
Kies de eerste de beste optie uit Google, download het, installeer het en je kunt ermee aan de slag. We zouden allemaal willen dat het kiezen en implementeren van software zo gaat, maar in de werkelijkheid is dit anders. Neem serieus de tijd om nieuwe software te kiezen en denk hierbij aan de belangen voor jouw organisatie. Zorg voor een vast team wat werkt aan dit project, en kies hiervoor de juiste mensen. Wanneer je geen weloverwogen keuze maakt is de kans groot dat je verkeerd kiest en over een tijdje weer van voren af aan moet beginnen.
Valkuil 2: “Alleen de mensen betrokken bij het project kunnen hierover meebeslissen.”
Om een nieuw softwareprogramma te kiezen moet je weten waar de knelpunten liggen. Wat is er volgens je medewerkers mis met de huidige software? Wat voor functionaliteiten zien zij graag bij een nieuwe software? Weet wat er binnen je organisatie speelt, vooral bij de dagelijkse gebruikers. Als jij geen idee hebt van de bedrijfsprocessen is het natuurlijk lastig om hier met nieuwe software op in te kunnen spelen.
Je kunt toekomstige gebruikers ook bij de selectie betrekken door bijvoorbeeld een ‘handen-aan-de-knoppen-sessie’ te organiseren. Op die manier laat je gebruikers ervaren hoe een systeem in de praktijk werkt en of zij dit prettig vinden werken. Elke software is volgens een leverancier namelijk ‘gebruiksvriendelijk’, maar in de praktijk werkt het voor jouw medewerkers misschien niet zoals gewenst.
Valkuil 3: “Dit is wat we ongeveer willen.”
Nadat je de wensen van de organisatie hebt verwerkt, is het verstandig om een programma van eisen (PvE) op te stellen. Hiermee verschaf je duidelijkheid aan jezelf, je collega’s én de leveranciers die je gaat uitnodigen om mee te doen aan je softwareselectietraject. De leveranciers die je uitnodigt beschikken uiteraard over vakkennis, dus het is fijn als je tijdens een demo of gesprek wat inhoudelijke vragen kunt stellen om een betere keus te kunnen maken.
Weet je nog niet precies wat jouw organisatie wil of nodig heeft? Ga dan eens een open gesprek aan met enkele leveranciers. Zo kun je ideeën opdoen over wat er in de markt speelt en of er misschien nieuwe functionaliteiten zijn geïntroduceerd die voor jouw organisatie belangrijk kunnen zijn. Ook is het slim om te kijken welke software soortgelijke organisaties als de jouwe gebruiken. Vraag naar hun ervaringen, en neem de resultaten mee in je keuze.
Maak dus duidelijk wát je wil, maar let op: laat het ‘hoe’ aan de leverancier over. Soms heb je een bepaalde oplossing in je hoofd, maar heeft de leverancier een andere en misschien wel betere manier om jouw probleem op te lossen. Wees dus openminded en kies de leverancier die jouw probleem het beste kan oplossen.
Valkuil 4: “Dit kunnen we volledig overlaten aan een externe adviseur.”
Vertrouw op jezelf en op je eigen kennis. Externe adviseurs kunnen je goed helpen bij het vormgeven en begeleiden van het keuzeproces. Ook hebben zij een brede kennis van de markt en kunnen ze je wijzen op blinde vlekken in je keuzeproces. Laat een externe adviseur jou echter niet vertellen wat je nodig hebt in een roostertool. Jij en je team kennen jouw organisatie het beste en zijn prima zelf in staat om te bedenken wat je nodig hebt, zeker als je eerder met een aantal leveranciers en collega-organisaties hebt gesproken. Zorg dus dat je zelf betrokken blijft.
Valkuil 5: “Onze leverancier hoeft zo min mogelijk te weten over de organisatie.”
Als je de beste aanbieding en best passende oplossing wil hebben, dan helpt het als je leveranciers in staat stelt zich te verdiepen in jouw organisatie en haar processen. Sta dus open voor vragen tijdens het selectieproces. Door de lijnen open te houden en waar gewenst een toelichting te geven, stel je je leverancier in staat om de best passende aanbieding te doen specifiek voor jouw organisatie.
Valkuil 6: “We hebben iemand gekozen. Nu zijn we klaar!”
Je hebt een leverancier gekozen. Maar dit betekent niet dat je op je luie stoel kan gaan zitten. Nu begint het namelijk pas echt: er moet een projectgroep voor de implementatie worden samengesteld, er moet een planning gemaakt worden voor het implementatietraject, tijdens dit traject moeten er dingen getest worden, je moet op bepaalde vlakken gaan bijsturen en waarschijnlijk komen er ook nog vragen in je op waar je eerst niet aan hebt gedacht. Neem hier de tijd voor! Een nieuwe aanpak implementeren kost nou eenmaal tijd. Als je dit vanaf het begin gefocust en slim aanpakt, kun je issues voorkomen en vergroot je je kans op succes.
Als je al deze valkuilen vermijdt, kun je vrijwel zeker zijn van een succesvol softwareselectietraject. Je hebt de kennis en de motivatie om de juiste leverancier voor jouw organisatie te kiezen.
Nog op zoek naar een nieuwe personeelsplanning software? Kijk hier of die van ons bij jouw organisatie past. Ook kun je eventueel een inspiratiesessie aanvragen om te kijken wat Intus voor jouw organisatie kan betekenen.