We spraken Pieter Tjebbes van Ons Rooster over Intus en zijn ervaring met InPlanning. Hij is grondlegger van het initiatief.
Van in Excel plannen naar digitaal met InPlanning
Pieter: “Binnen veel vrijwilligersorganisaties wordt in Excel gepland. En dan het liefst ook nog met een printversie ernaast. Door mijn eerdere kennis en ervaring met InPlanning wist ik dat dit anders kon. Zeker niet meer plannen in Excel. Vooral met zelfroosteren is dit heel goed mogelijk binnen vrijwilligerswerk.”
Wat was voor jullie belangrijk in het maken van de keuze?
Pieter: “Ik ga al een hele tijd terug met Intus, al vanuit mijn tijd bij Holland Casino. En met de goede ervaring die ik had met jullie en met zelfroosteren daar, lag de keuze voor InPlanning om het vrijwilligerswerk te helpen voor de hand.”
Wat is het mooiste resultaat wat jullie tot nu toe hebben bereikt met InPlanning?
Pieter: “Eigenlijk heel simpel. Dat nu reeds al 35 vrijwilligersorganisaties zich hebben aangesloten bij Ons Rooster en werken met InPlanning. En dus niet meer in Excel plannen. Het is niet meer nodig om in Excel roosters te maken en hierop geen overzicht te hebben. Met InPlanning wordt roosteren voor vrijwilligers makkelijk, eenvoudig en leuk!”
Wat is jouw toekomstperspectief qua InPlanning, op het vlak van roosteren? Heb je jezelf doelen gesteld?
Pieter: “Het mooiste zou zijn als natuurlijk alle vrijwilligersorganisaties van Excel afstappen en gaan werken met InPlanning. Hoe klein of hoe groot dan ook. Momenteel komen we bij veel diverse organisaties. Van een kringloop of dierenopvang tot openluchtmuseum of zelfs het militair museum. Maar ook bijvoorbeeld een klein boekenhuis dat voor het goede doel tweedehandsboeken inzamelt en verkoopt met louter inzet van vrijwilligers. Dat is ook een reden waarom we dit doen: vrijwilligersorganisaties zijn leuk en interessant om mee te werken.”
Wat zijn de reacties van de vrijwilligers?
Pieter: “Het systeem is voor iedereen makkelijk bruikbaar. Ease of use. Je hebt aan 2-3 avonden voldoende om alles onder de knie te krijgen. Wij zijn als Ons Rooster ‘helpdesk’ ook altijd bereikbaar voor vragen, maar velen doen alles zelf. Juist omdat de tool zo gebruiksvriendelijk is. Men heeft nu minder omkijken naar het rooster en is blij met de implementatie.”
Welke functionaliteit gaat voor de grootste impact zorgen?
Pieter: “Zelfroosteren is echt belangrijk. Op deze manier hebben de vrijwilligers volledige invloed op hun rooster qua ‘werk’tijden. Het roosterproces is op deze manier heel transparant. Vrijwilligers krijgen meer waardering en begrip voor het rooster. Als coördinator hoef je daardoor minder bezig te zijn met ‘de boel in goede banen leiden’.”
Hoe verloopt de samenwerking met de collega’s van Intus?
Pieter: “We hebben superfijn contact met de serviceafdeling. Alle ideeën die wij hebben waardoor InPlanning ons nog beter kan ondersteunen, kunnen we bij ze neerleggen. Waarna er wordt gekeken of deze opties mogelijk zijn.”