Ziekenhuis Gelderse Vallei heeft Intus gekozen als leverancier voor hun nieuwe personeels-planningssysteem. Bij het ziekenhuis, dat vooral patiënten verzorgt uit de regio’s West- en Midden Gelderland en Oost-Utrecht, worden 2.600 medewerkers gepland. Met InPlanning worden de 24 uursplanning en de werkplekplanning gemaakt en (in de toekomst) kunnen afdelingen de keuze maken om te gaan ‘zelfroosteren’. Het ziekenhuis werkt aan een duurzaam personeelsbeleid, waar een efficiënte manier van plannen bij hoort.
Wij spraken met Hanan Boutkabout – El Yakoubi, Adviseur Integraal Capaciteitsmanagement, en Harmke Bakker, Planner Centraal Rooster Bureau. Beide medewerkers zijn nauw betrokken geweest bij de keuze voor InPlanning en zijn beide Key-Users van InPlanning. Zij zijn momenteel druk bezig met het realiseren van de implementatie.
Hoe is het besluit voor een nieuw personeelsplanningssysteem tot stand gekomen?
Hanan vertelt: “Het is eigenlijk begonnen in de eerste Covid-golf. Er is toen met spoed een Centraal Rooster Bureau opgezet waar de roosters voor de klinische afdelingen en Covid-afdelingen in een Exceldocument werden gemaakt. Al gauw merkten we dat je wel echt een goed plansysteem nodig hebt, ondanks dat Excel veel kan. We hadden reeds een ander plansysteem die we alleen voor urenregistratie gebruikten. De hulp van PlanMen werd ingeroepen en Jorien van den Heuvel, de projectmanager, heeft zich hier over gebogen en heeft o.a. een analyse gemaakt van welke stappen er in de organisatie gezet moesten worden en wat we nodig hadden om professioneel te kunnen gaan plannen. Daar kwam uit dat we onder andere een nieuw planpakket moesten selecteren. Er is een werkgroep opgestart die zich daarover heeft gebogen, en uiteindelijk is de keuze op InPlanning gevallen.”
Wat was voor jullie belangrijk in het maken van de keuze?
Harmke: “Ik vond vooral de gebruiksvriendelijkheid en de uitstraling van het pakket belangrijk. Hoe ziet de software eruit, hoe krijgt je medewerkers mee, dat soort dingen. Ik kijk ook uit naar de ontwikkelingen, dus hoe InPlanning er over 2 jaar uit ziet. Wat heeft Intus tegen die tijd allemaal verbeterd?”. Ook Hanan vindt het belangrijk dat je samen door ontwikkelt. “Je bent natuurlijk op zoek naar vastigheid op het gebied van planning, dus je wilt dat een pakket bepaalde keuzes al voor je gemaakt heeft. Maar als er in de toekomst ontwikkelingen worden gerealiseerd, wil je wel kunnen schakelen. En wat Harmke ook zegt, het ziet er mooi en gebruiksvriendelijk uit. Bij de demo vond ik al dat het er logisch uit ziet, ook voor de medewerker”, vertelt ze.
Kunnen jullie wat vertellen over de implementatie?
Harmke: “We hebben een hele prettige samenwerking met Nathalie (implementatieconsultant bij Intus), nog steeds. De eerste dagen zijn alle meetings vooral via Teams gegaan, dus het was best even wennen dat je beslissingen via deze weg moet nemen. In het begin weet je soms ook nog niet wat een bepaalde beslissing voor effect kan hebben op iets anders. Daar kom je later dan weer achter. Maar Nathalie schakelt en reageert snel, dus dat hebben wij als heel prettig ervaren.”
Hanan vult aan: “Nathalie liet goed zien wat er allemaal mogelijk is in InPlanning en uiteindelijk konden we daar zelf bepaalde beslissingen in nemen. Jorien , de projectmanager, heeft ons hier heel goed bij geholpen met haar kennis en ervaring met dit soort trajecten. Ook hebben we een kernteam samengesteld met 2 functioneel beheerders, de manager HR-services en een proces en informatie architect. Wij kwamen wekelijks bij elkaar om er voor te zorgen dat alles zo goed en soepel mogelijk verliep. Dit aan de hand van een planning die we samen gemaakt hebben waarbij het hele traject van inrichting, planning tot implementatie gepland staat. In dat kernteam zijn ook veel belangrijke beslissingen genomen, vooral over dingen waar we zelf niet direct tijdens de inrichtingsdagen uit kwamen. En nu nog steeds, want in de implementatie ga je tegen dingen aanlopen. Je ziet soms dat iets een hele goede keuze is geweest, maar dat is niet met elke keuze het geval. Gelukkig, wat ik eerder al zei, is het fijn dat we dit bij de leverancier bespreekbaar kunnen maken en dat er met ons meegedacht wordt.”
Wat was voor jullie een verrassing tijdens de implementatie?
Hanan: “Ik ben vaak genoeg positief verrast over wat het systeem allemaal kan, en dat de puzzelstukjes op een gegeven moment echt in elkaar vielen. In het begin van het project voelt het nog wat chaotisch en rommelig. Je duikt zo intensief met elkaar een systeem in dat je er nog niet echt een beeld bij hebt hoe de complete puzzel er uiteindelijk uit komt te zien. Het was heel fijn om te zien dat het systeem ook echt kan wat we hoopten tijdens het zien van de demo en hoe dat dan in de praktijk bij ons werkt.”
Harmke: “Je gaat nu natuurlijk ook verbanden zien, dat is erg leuk. Wat wij aan de achterkant doen, heeft gevolgen voor wat de medewerkers aan de voorkant zien. Het is leuk om zo goed op de hoogte te zijn van een plansysteem.”
Hoe ervaren de medewerkers de overgang naar een nieuw plansysteem?
Hanan: “Wat medewerkers spannend vonden is om echt te gaan plannen in een systeem. De meeste afdelingen hebben jaren voor zichzelf gepland, waarvan de meesten in Excel. Sommige afdelingen zagen het niet voor zich, want ‘het gaat toch goed zoals het gaat?’. Maar zodra ze InPlanning beter leren kennen, het goed werkt en je laat zien dat je met ze mee wil denken, dan zijn ze heel blij. Daar waar eerder het roosteren en uren registratie in twee stappen gebeurde, gebeurd het in InPlanning in één keer. Dat scheelt de planners een teams een hoop tijd en energie. Volgens het faseplan dat we nu hebben gemaakt duurt het tot het eind van het jaar voordat alle afdelingen plannen in InPlanning. We hebben vanaf het begin trainingen georganiseerd, instructiefilmpjes gemaakt, een apart mailadres voor vragen over InPlanning ingesteld en een openbare intranet-groep aangemaakt voor de gebruikers om hen te kunnen informeren, waar men vragen kunnen stellen en waar men ook met elkaar ervaringen en kennis kan delen op het gebied van planning. Ook hebben we op donderdag een vast vragenuurtje waar medewerkers terecht kunnen voor hulp bij InPlanning. Op deze manier proberen we zoveel mogelijk te faciliteren zodat men goed betrokken en meegenomen wordt in het hele traject.”
Harmke: “De medewerkers waren heel enthousiast over de mogelijkheden van de app, want dat hadden ze vóór InPlanning niet. Het is voor de medewerkers een stuk leuker en makkelijker geworden, dus zij waren snel enthousiast te maken voor InPlanning.”
Wat hopen jullie dat het gebruik van InPlanning jullie op de lange termijn brengt?
Hanan: “Ik hoop dat het gebruik van InPlanning vooral inzicht en stabiliteit brengt. Inzicht in hoe en wat we precies plannen. En dat de planning, door dit inzicht, stabieler wordt als het gaat om inzet van personeel.”