Achter het spoor: over de planning bij ProRail

Een treinreis lijkt vanzelfsprekend. Maar achter elke rijdende trein en elk onderhouden spoor schuilt een strak georganiseerde planning. Bij ProRail, de organisatie die het Nederlandse spoorwegnet beheert en bestuurt, weten ze daar alles van. Pascale Snoeks, procesregisseur InPlanning, en haar opvolger Michael Lucas geven ons een kijkje achter de schermen.

De stille kracht achter het spoor

ProRail is verantwoordelijk voor het spoorwegnetwerk in Nederland. Ze zorgen voor de aanleg, het onderhoud en het beheer van sporen, stations en alles wat daarbij komt kijken. Bij ProRail draait veel achter de schermen, en juist dat maakt planning zo belangrijk. ‘De meeste mensen staan er niet bij stil,’ zegt Michael. ‘Maar zonder een goede planning rijdt er geen trein. Eén dienst die niet ingevuld is, betekent dat het treinverkeer stilvalt of een incident niet tijdig wordt opgelost. Dat raakt meteen duizenden reizigers.’

‘Denk bijvoorbeeld aan een treindienstleider of incidentbestrijder die er niet is,’ vult Pascale aan. ‘Dan kan een storing niet worden opgelost en zitten mensen vast in de trein. Ook het goederenvervoer loopt dan vast, iets waar veel mensen niet direct bij stilstaan.’

ProRail heeft zo’n 5.000 medewerkers, waarvan er 1.500 roostergebonden zijn. Van treindienstleiders tot incidentbestrijders en ICT’ers die 24 uur per dag ’s nachts het spoor veilig houden, allemaal afhankelijk van een sluitende planning. Daarnaast zijn er steeds meer teams zonder directe roosterverplichting die het systeem gebruiken voor takenplanning en capaciteitstesten.

Van omroepster tot procesregisseur

Pascale werkt al 17 jaar bij ProRail. Ze begon als omroepster, werd planner en groeide door tot stafmedewerker en procesregisseur InPlanning. ‘Sinds 2018 werken we met InPlanning. Eerst als pilot voor zelfroosteren bij incidentbestrijding en Verkeersleiding. Dat deed ik samen met mijn collega Linda Lamberts, met wie ik ook later veel heb samengewerkt. De pilot sloeg aan: van 100 naar 200 deelnemers in twee jaar, en bijna 100% koos voor verder gaan met zelfroosteren na de pilot. Dat zegt genoeg.’

InPlanning is sinds de aanbesteding in 2021 hét roosterprogramma dat door ProRail wordt gebruikt. Pascale: ‘Zelfroosteren is niet meer weg te denken. Sommige teams maken volledig zelfstandig hun rooster. Andere groepen vragen nog wat meer sturing. Het blijft mensenwerk.’

Nieuwe energie, dezelfde missie

In augustus gaat Pascale met pensioen. Haar opvolger, Michael, werkt inmiddels twee maanden bij ProRail en leert de fijne kneepjes van Pascale. Hij brengt frisse energie én ervaring mee uit de publieke sector: ‘Bij de Douane was ik teamleider roosterbureau, bij Justitie heb ik InPlanning al eens geïntroduceerd. Het is gewoon het bester oosterprogramma dat er is. Voor mij stond vast: als ik weer iets met planning wilde doen, moest het met InPlanning zijn.’

Michael ziet vooral de complexiteit als uitdaging én kracht. ‘ProRail is een complex bedrijf. We hebben veel verschillende planningsteams, uitzonderingen in de CAO en continu veranderende omstandigheden. Eén dienst kan het verschil maken tussen een rijdende trein en stilstand. Juist daarom is goede samenwerking zo belangrijk, met planners, leidinggevenden én elkaar.’

‘De eerste weken ben ik het hele land doorgegaan om alle teams en posten te leren kennen,’ vertelt hij. ‘Het is mooi om te zien dat iedereen Pascale kent. Dat netwerk is goud waard, en dat probeer ik nu verder uit te bouwen.’

Verbinden tussen techniek en mensen

Als procesregisseur is Pascale de schakel tussen techniek en praktijk. ‘Ik beheer samen met Linda en nu ook met Michael de applicatie, overleg met key users, beantwoord vragen vanuit de operatie en stem af met HR, CAO-teams en arbeidsjuristen. Het mooie is dat we continu verbeteren, het stopt nooit.’ ‘We houden ook in de gaten dat er geen wildgroei aan maatwerk ontstaat,’ legt ze uit. ‘Iedereen wil soms net iets anders, maar wij moeten zorgen dat het overzichtelijk blijft en beheersbaar.’

Die verbinding is ook precies waar InPlanning bij helpt. Pascale: ‘Het systeem is gebruiksvriendelijk. Medewerkers kunnen zelf muteren, verlof aanvragen, ruilen. We zien dat mensen dat ook echt doen, zelfs ’s avonds op een feestje. Even snel de app openen en regelen maar.’ ‘Dat geeft vrijheid én scheelt enorm veel administratief werk voor planners,’ vult Michael aan.

Maatwerk en samenwerking

InPlanning biedt ook ruimte voor maatwerk. Michael: ‘Elke plangroep heeft zijn eigen wensen. Pascale heeft door de jaren heen voor veel groepen specifieke rapportages gemaakt. Dat scheelt enorm in werk. Het systeem kan veel, maar het vraagt ook dat je er bovenop zit. Ons advies: loop niet achter met updates en leer van anderen. We gaan graag bij andere organisaties kijken hoe zij het doen.’ ‘Een tip? Blijf niet binnen je eigen muren,’ zegt Pascale. ‘Ik ben altijd benieuwd hoe anderen het aanpakken. Daarom ga ik graag naar bijeenkomsten en klantendagen, daar leer je van elkaar.’

De samenwerking met Intus speelt daarin een grote rol. ‘We hebben korte lijntjes, een betrokken Customer Success Manager, Rick, en destijds een accountmanager, Patrick, die altijd meedacht,’ vertelt Pascale. ‘Geen vraag verdwijnt in een la, er is altijd een helder antwoord, ook als het antwoord soms nee is. Maar dat ‘nee’ is altijd goed onderbouwd, zodat ik het ook weer duidelijk kan uitleggen aan onze clusters. Dat is echt fijn werken. Rick houdt ons continu op de hoogte, denkt mee, komt afspraken na en schakelt waar nodig zelfs intern bij ons als iets vastloopt. Dat geeft vertrouwen. Het voelt niet alsof we er alleen voor staan, het is echt een samenwerking.’

Plannen met toekomst

Zelfroosteren, capaciteitsmodules, scenario’s testen: de mogelijkheden groeien. Pascale: ‘We zien dat ook teams zonder roosterplicht interesse krijgen. Takenplannen, capaciteit doorrekenen, dat helpt om vooruit te kijken. En dat is cruciaal. Bij ProRail gaat het niet alleen om vandaag, maar ook om morgen.’

Voor Pascale zelf breekt er een nieuwe fase aan. ‘Ik ga met mijn man en ons busje, met een grote zonnebloem erop, richting Italië en we zien wel wanneer we terugkomen. Geen einddatum, geen deadlines. Dat is nieuw voor mij,’ lacht ze. ‘Maar het mooiste is: ik weet dat ik mijn ‘kindje’ in goede handen achterlaat. Michael pakt het met beide handen op, met hulp van een sterk netwerk. En helemaal weg ben ik ook weer niet, in de overdracht hebben we alles vastgelegd in handleidingen en filmpjes waarin ik alles uitleg. Dus wie weet horen ze mijn stem nog jaren! Zelfs na mijn vertrek kan ik zo nog een beetje meehelpen, al zit ik dan met een espresso in de zon.’

‘Een goede overdracht is echt een tip voor iedereen die met planning werkt,’ vult Michael aan. ‘Dat geeft rust, continuïteit en zorgt ervoor dat niemand opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.’

Michael lacht breed: ‘Plannen bij ProRail is nooit af. Maar met InPlanning, een goed team én korte lijnen blijven we letterlijk het spoor naar morgen berijden.’