Hoe Ad rust brengt in de zorgplanning bij SZR

Een goede planning is onmisbaar in de zorg. Niet alleen voor overzicht en rust in de roosters, maar ook om medewerkers te ontlasten en cliënten de beste zorg te bieden. Bij Stichting Zorgcentra Rivierenland (SZR) speelde Ad van Rooij de afgelopen vier jaar een belangrijke rol in het opzetten en optimaliseren van dat planningsproces. Als functioneel beheerder én projectleider stond hij aan de wieg van de invoering van InPlanning.

Zorg voor ouderen in alle fases

SZR biedt zorg, behandeling en ondersteuning aan ouderen in de regio Rivierenland. Dat doen ze vanuit vijf locaties in en rondom Tiel, met onder andere afdelingen voor revalidatiezorg, dagbehandeling, langdurige zorg, hospicezorg en gespecialiseerde begeleiding bij niet-aangeboren hersenletsel. ‘De doelgroep is voornamelijk ouderen,’ vertelt Ad. ‘Maar soms zijn er ook jongere mensen, bijvoorbeeld na hersenletsel, die tijdelijk of langdurig ondersteuning nodig hebben.’

Met al die verschillende zorgvormen, teams en locaties is een goed werkend plansysteem essentieel. ‘Zorgmedewerkers moeten op het juiste moment, op de juiste plek staan. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het soms een complexe puzzel.’

Van vliegtuigen naar zorgroosters

Ad begon zijn loopbaan ooit in de vliegtuigbouw. ‘Ik werkte bij Fokker, deed geluidmetingen in vliegtuigen. Daar kwam ik in aanraking met IT en dat bleek me goed te liggen.’ In die tijd legde hij, zonder het te weten, de basis voor zijn verdere loopbaan. ‘Ik leerde hoe je processen doorgrondt, hoe je systemen opbouwt en hoe je ze uitlegt aan anderen. En misschien nog wel belangrijker: hoe je mensen meekrijgt.’

Die kennis bracht hij ruim vier jaar geleden mee naar SZR. ‘Zorg was voor mij een compleet nieuwe wereld. Maar ik wist: ook hier draait het om structuur, inzicht en vertrouwen.’

Ad is een beelddenker. ‘Ik zie in één flits waar de knelpunten zitten, en wat er nodig is om het goed te laten landen in de organisatie. Waar dat vandaan komt, weet ik niet, maar het werkt,’ lacht hij. Die combinatie van technische scherpte en menselijk inzicht maakt hem tot de ideale schakel tussen het systeem en de praktijk.

InPlanning als stabiele basis

Bij zijn start was Ad verantwoordelijk voor de invoering van InPlanning. ‘Wat me meteen opviel, was de stabiliteit van het systeem. De CAO wordt goed gevolgd, plus- en minuren worden netjes berekend, als er iets mis is, ligt het niet aan het systeem.’ Dat vertrouwen was nodig, want SZR bestond uit meerdere locaties en afdelingen, elk met hun eigen dynamiek.

Ad hielp planners en zorgteams stap voor stap op weg. ‘Ik geef altijd veel voorinformatie. Kleine groepjes, korte instructies, goede uitleg. Dan verspreidt het zich als een olievlek door de organisatie.’ Inmiddels is InPlanning breed omarmd. ‘Zeker bij afdelingen met een stabiel team werkt het perfect. Daar is samen roosteren inmiddels de norm.’

Wat hem enthousiast maakt, is dat het systeem al klaar is voor de volgende stap. ‘De nieuwe app, de nieuwe vakantieplanning, het ligt er allemaal al. Zodra de organisatie eraan toe is, kunnen we verder bouwen.’ Die toekomstvisie gaf hem energie: ‘Het systeem loopt soms al een paar stappen voor op de organisatie. En dat is eigenlijk precies goed.’

Samen roosteren met gevoel voor mens én systeem

Toch is plannen in de zorg nooit één-op-één kopieerbaar. ‘Elke afdeling is anders. Op een hospice is een bezetting minder voorspelbaar dan een afdeling met ‘vaste’ bewoners. Dan heb je een systeem nodig dat flexibel is en tegelijk overzicht biedt.’

Ad gelooft heilig in denken vanuit de medewerker. ‘Het systeem kan alles. Maar je moet kijken naar de persoon achter de vraag. Hoe werkt iemand het prettigst? Dan kies je daar een werkwijze bij die past.’

Zo werd ronde één van het samenroosteren, waarin medewerkers hun voorkeuren invullen, het startpunt voor meer flexibiliteit. ‘We ontdekten dat daarin al veel mogelijk is. Dan hoef je minder in ronde twee aan te passen, die wat strakker is.’

Zorg voor de zorgverlener

Wat Ad drijft, is helder: ‘Ik werk eigenlijk voor het zorgpersoneel. Zij zorgen voor onze cliënten, dus ik zorg dat zij zo goed mogelijk ondersteund worden. Of dat nou via planners is of direct.’

Die betrokkenheid gaat verder dan systemen alleen. ‘Soms moet je gewoon even luisteren. Mensen hebben soms een probleem achter de planning. Dan helpt het als iemand even met je meekijkt, niet alleen in het systeem, maar ook menselijk.’

Betrouwbaarheid boven alles

InPlanning bleek voor Ad het perfecte systeem. ‘Het werkt stabiel, is logisch opgebouwd, en zit goed in elkaar. Ik vertrouw er volledig op.’ Ook over de samenwerking met Intus is hij positief. Er waren momenten waarop de support iets minder was, maar er wordt geluisterd en bijgestuurd. Dat vind ik belangrijk, dat signalen serieus worden genomen en er actie op volgt. Juist dat geeft vertrouwen in de samenwerking.’

Een waardig afscheid

Na ruim vier jaar bij SZR neemt Ad afscheid, noodgedwongen vanwege zijn gezondheid. ‘Dat is moeilijk, want ik had graag nog verder gebouwd. Maar gezondheid gaat voor alles.’ Wat hij het meest zal missen? ‘De mensen. Het contact met de werkvloer. Daar ligt mijn hart.’

Zijn advies aan zijn opvolger: ‘Vertrouw op het systeem. Het klopt. Maar blijf altijd kijken vanuit de mensen die ermee werken. Want uiteindelijk draait het niet om het rooster, maar om de mensen die erin staan.’

Ad blikt met trots terug op zijn tijd bij SZR. ‘Ik heb altijd met volle overtuiging gewerkt vóór de mensen in de zorg, zodat zij hun werk goed konden doen. Nu is het tijd om voor mezelf te zorgen.’ Een besluit dat hem zwaar viel, maar ook rust brengt. ‘Want goede zorg begint bij jezelf.’