Interview: Martie en Ronald over hun werk bij Viggo

Een kijkje in de wereld van grondafhandelaar Viggo, waar technologie en teamwork samenkomen om reizigers een soepele reiservaring te bieden.

Wie op Eindhoven Airport of Schiphol zijn koffer incheckt, denkt meestal niet na over wat daar allemaal achter schuilgaat. Maar voor de collega’s van Viggo is elk vliegtuig dat vertrekt een puzzel die perfect moet passen. In gesprek met Martie Verhoeven, Data and Process Business Consultant, en Ronald de Bruijn, Business Analist, wordt duidelijk hoeveel passie, precisie en innovatie er achter hun werk schuilgaan.

Van koffer tot cockpit: wat doet Viggo?
Viggo verzorgt het merendeel van vluchten op Eindhoven Airport en deels op Schiphol. “We zijn verantwoordelijk vanaf het moment dat de passagier incheckt tot hij of zij in het vliegtuig stapt, en andersom bij aankomst,” legt Martie uit. Dat betekent: bagageafhandeling, gatebeheer, vliegtuigen binnenhalen (marshalling), cateringservices en meer. 

Op Schiphol is Transavia de grootste klant, maar ook maatschappijen als Finnair en Air Canada werken met Viggo. Alles draait om het zo handig en klantvriendelijk mogelijk laten verlopen van het proces. “Fris, vriendelijk en vernieuwend, dat is ons motto.”
In de zomer werken er op drukke dagen zo’n 1.400 mensen bij Viggo. Dat vraagt om een flexibele planning, en dat is soms best een uitdaging.

Plannen in een dynamische omgeving
Wat Viggo onderscheidt, is hun slimme aanpak van planning. Ronald, die zich met planning en het functioneel beheer bezighoudt, legt uit: “We hebben te maken met veel wisselende omstandigheden. Een vlucht die een half uur te laat binnenkomt, beïnvloedt direct je personeelsinzet. Dus moeten we constant schakelen, op de dag zelf én vooruitkijken.”

Daarom maakt Viggo al een langere tijd gebruik van InPlanning. “Vroeger werkten we met een systeem dat niet meer voldeed,” vertelt Martie. “InPlanning biedt veel meer bewegingsvrijheid en is met de app gericht op de operationele medewerker. Dat was voor ons essentieel.”

Het plannen in de luchtvaart is allesbehalve standaard. “We zijn geen fabriek,” zegt Ronald. “We moeten continu anticiperen op vertragingen, stakingen of slecht weer. Dan moet je als planner creatief en snel kunnen handelen.”

De samenwerking met Intus
Viggo is niet alleen gebruiker van InPlanning, maar ook actief meedenkende partij. “We bouwen eigen rapportages, gebruiken API’s, en denken mee met de doorontwikkeling van de software,” aldus Martie, die verantwoordelijk is voor de koppelingen van en naar InPlanning. “Met de API kunnen we bijvoorbeeld automatisch data dumpen voor inzichten zonder het systeem te belasten.”

Ronald vult aan: “We hebben Excel-tools ontwikkeld die helpen om inzicht te krijgen in de skills en beschikbaarheid van multi-skilled medewerkers. Dit maakt het plannen veel nauwkeuriger. In een dienst kan iemand meerdere rollen vervullen, wat de puzzel uitdagender en boeiender maakt.”

De samenwerking met Intus wordt door Viggo als bijzonder waardevol ervaren. “Het is echt een partnerschap,” vertelt Martie. “Ze denken met ons mee, houden ons scherp, en dagen ons soms uit: ‘Willen jullie dit echt? Of maken jullie het te ingewikkeld?’ Dat soort vragen helpen ons om de juiste keuzes te maken.”

Ook Ronald benadrukt de meerwaarde van die samenwerking: “We kunnen altijd snel schakelen. Intus luistert, denkt technisch diep mee en staat open voor vernieuwing. Dat maakt samenwerken prettig én effectief.”

Viggo is actief betrokken bij de doorontwikkeling van InPlanning. Ze testen nieuwe modules, volgen webinars en lezen elke release note. “We zijn echte power users,” zegt Ronald. “We willen weten wat er speelt, zodat we steeds slimmer kunnen plannen. Die technische kennis en ondersteuning brengen ons echt verder.”

Volgens Ronald zit de kracht van de samenwerking ook in het bredere perspectief: “Wij zijn de klanten van Intus natuurlijk. En onze medewerkers en de planners weer de klanten van ons. Het is mooi hoe je die hele keten bekijkt.”

Ervaringen om te delen
Martie en Ronald weten inmiddels goed wat werkt en wat ze anderen zouden aanraden. 
“Lees goed wat er allemaal in de helpomgeving staat,” zegt Martie. “Daar staan soms oplossingen of functies in waar je echt wat aan hebt, maar die je anders makkelijk mist.”
Ronald benadrukt vooral het belang van uitproberen: “Gebruik de testomgeving. Je kunt daar niets stukmaken, maar wel veel leren. Soms weet je pas of iets werkt als je het gewoon probeert. En als het niet past, doe je het niet. Maar je hebt het in elk geval gezien.”

Cultuur: gezellig en ambitieus
Ondanks het harde werken heerst er een warme, familiaire sfeer. “We zijn ooit als studenten begonnen in de bagagehal en nooit meer weggegaan,” zegt Martie. “Het voelt na al die tijd echt als een familiebedrijf, wat het ook is overigens!”
Ook onder medewerkers is er veel verbondenheid. “Veel mensen vertrekken een tijdje en komen toch weer terug. Als je het vliegveld-virus eenmaal te pakken hebt, kom je toch vaak weer terug,” merkt Ronald op.

Medewerkers centraal
Een belangrijk thema voor Viggo is het behoud van medewerkers. “Omdat ons werk afhankelijk is van het seizoen, hebben we te maken met veel in- en uitstroom. We zijn nu aan het kijken naar tools als ‘Samen Roosteren’ om medewerkers meer invloed te geven op hun werktijden,” zegt Ronald.

Martie benadrukt het belang van luisteren: “We zitten dicht op de werkvloer en werken vaak samen met de planners die ook echt op de luchthaven aanwezig zijn. Medewerkers kunnen zo bij de planners binnenlopen. Soms hoor je dingen die niet in rapporten staan, en kun je direct iets verbeteren.” Bijvoorbeeld als kloktijden in de app niet goed zichtbaar zijn. “Dan krijgen we dat meteen terug, en dat is precies de feedback die ons scherp houdt,” zegt Ronald.

Van PSV-spelers tot aan een Videoland-serie
Van bekende artiesten en sportteams die via Viggo vliegen – “PSV vliegt vaak via ons,” vertelt Martie – tot bijzondere situaties bij vertraagde vluchten. “Vroeger, toen ik nog in het ruim werkte, moest ik soms echt een koffer terugvinden van een passagier die niet was komen opdagen. Dat leverde vaak spannende momenten op,” lacht Ronald vrolijk.
Viggo is ook te zien in de Videoland-serie Schiphol Airport. “Voor ons is het allemaal gesneden koek,” zegt Martie, “maar voor anderen is het bijzonder om te zien wat er allemaal bij komt kijken. Van klantvriendelijkheid tot strakke deadlines, het is elke dag schakelen.”

Conclusie: meer dan alleen afhandeling
Wat duidelijk is: Viggo is meer dan alleen een grondafhandelaar. Het is een bedrijf dat zich voortdurend aanpast aan de veranderende omgeving en haar mensen centraal stelt. 
Martie vat het mooi samen: “Het mooiste is als alles klopt: de vlucht op tijd, de koffer aan boord, de passagier tevreden en de planner die efficiënt kan werken. Daar doen we het voor.”

Ronald: “InPlanning helpt Viggo om dat doel elke dag een stapje dichterbij te brengen. De samenwerking met Intus zorgt ervoor dat het systeem steeds beter aansluit op de wensen en uitdagingen van collega’s op de werkvloer, waardoor we continu kunnen verbeteren.”