Roosteren met regie: hoe Adrz de planning menselijker maakt

Bij het Admiraal De Ruyter Ziekenhuis (Adrz) in Zeeland is personeelsplanning meer dan een technische puzzel. Het draait om mensen, samenwerking en regie. In een openhartig gesprek vertellen Niels Meeusen, projectleider ICT, en Rosemarie Verdaasdonk, planner, in Goes over hun werk, drijfveren en de impact van het project Roosteren in Balans. 

Wat is jullie huidige rol en wat drijft jullie in je werk? 

Rosemarie werkt al bijna 26 jaar bij het Adrz en is verantwoordelijk voor het plannen van roosters. “Het mooiste aan mijn werk? Het puzzelen. Ik wil mensen een gezond rooster geven,” vertelt ze. “Ze zijn zelf verantwoordelijk voor hun uren, maar ik help ze bij het bijsturen. Bijvoorbeeld bij bijzonder verlof of vakanties. Dan geef ik advies.” 

Niels is sinds 2021 projectleider ICT. “Roosteren in Balans is een van mijn projecten. Het is niet alleen ICT, het gaat vooral over verandering. We gaan van decentraal naar centraal plannen, en medewerkers krijgen meer regie over hun eigen rooster. Dat vraagt veel van mijn sociale vaardigheden, maar dat maakt het juist leuk.” 

Is de werkdruk in de zorg ook bij jullie merkbaar? 

“Ja, de werkdruk neemt toe,” zegt Niels. “Maar bij ons is het relatief minder heftig, omdat we een sterke kern van vaste medewerkers hebben. We werken nauwelijks met zzp’ers.” Rosemarie vult aan: “Flexibiliteit is belangrijk, maar we proberen dat op een gezonde manier te organiseren. Thuismonitoring is daar een voorbeeld van.” 

Wat betekent regie voor jullie in de context van personeelsplanning? 

Rosemarie: “Zelfzorg geldt niet alleen voor patiënten, maar ook voor medewerkers. Ze maken hun eigen rooster, en wij helpen om dat kloppend te maken. We letten erop dat het rooster eerlijk is verdeeld. Niemand mag alleen maar avonddiensten draaien terwijl een ander alles vrij heeft.” 

Niels: “Niet iedereen neemt van nature regie. Sommigen zijn gewend dat alles voor hen geregeld wordt. Dat verander je niet zomaar. Daarom zetten we zwaar in op begeleiding: infosessies, FAQ’s, handleidingen. We laten mensen niet zwemmen.” 

Is er ook weerstand geweest tegen deze verandering? 

“Zeker,” zegt Niels. “Sommige medewerkers waren misschien wat verwend, zoals ze het zelf zeggen. Ze gaven hun wensen door en het werd geregeld. Nu moeten ze zelf nadenken. Dat is even wennen.” Rosemarie knikt: “Maar uiteindelijk zien ze dat het gezonder is. Het helpt bij een betere werk-privébalans.” 

Wat zijn de grootste uitdagingen in jullie planning? 

“Dat verschilt per afdeling,” zegt Rosemarie. “Iedere afdeling zegt: ‘Wij zijn uniek.’ En dat klopt ook. Maar InPlanning is flexibel genoeg om daarmee om te gaan. Van kantoorpersoneel tot medische techniek, het systeem is breed inzetbaar.” 

Niels voegt toe: “De OK is het meest complex. Daar komen patiëntenplanning, artsenplanning en ruimteplanning samen. Dat is het hart van het ziekenhuis. We zitten nu in fase 3 van de uitrol en zoeken nog planners voor die afdeling.” 

Hoe speelt leren en ontwikkelen een rol in het planningsproces? 

Rosemarie: “Dat zie je bijvoorbeeld bij stagiairs. Die hebben dubbele contracten: één bij de Academy en één bij de afdeling. Dat moet goed in het rooster verwerkt worden. Ook bij verpleegkundigen die deels in een researchteam werken.” 

Hoe gebruiksvriendelijk is de planningsapp voor medewerkers? 

“De meeste medewerkers vinden het heel prettig,” zegt Niels. “Het is inzichtelijk en gebruiksvriendelijk. Dat helpt enorm. We komen uit een ander systeem, en het verschil is groot. Het is ontworpen met de gebruiker in gedachten, niet alleen voor planners.” 

Wat zijn jullie belangrijkste lessen uit het project Roosteren in Balans? 

“Communicatie is cruciaal,” benadrukt Niels. “Verandermanagement moet je serieus nemen. Je moet weten wie je stakeholders zijn, hoe je ze benadert, en dat regelmatig toetsen. De rol van de centrale planner is ook essentieel.” 

En als jullie naar de toekomst kijken? Wat zijn dan belangrijke ontwikkelingen? 

“We willen toe naar integrale planning,” zegt Niels. “Niet alleen personeelsplanning, maar ook patiëntenstromen, artsenplanning, capaciteitsmanagement. Alles onder één dak. Dat is de toekomst.” 

Rosemarie sluit af: “Als het goed is ingeburgerd, wordt het efficiënter. Medewerkers krijgen vrijheid én verantwoordelijkheid. En dat is precies wat we willen bereiken.”