Hoe Anouk en Doke bouwen aan planning en vertrouwen bij Dicoon

Bloedprikken bij de huisarts of in het ziekenhuis is vaak zo gepiept. Maar wat er daarna met dat buisje gebeurt? Daar sta je waarschijnlijk niet bij stil. Pas dan begint de reis achter de schermen, langs geavanceerde apparaten, specialisten, analyses én goed georganiseerde werkprocessen. Op de achtergrond komt er van alles samen om het bloed veilig en op tijd te analyseren. Eén ding is daarbij onmisbaar: een goede planning.

Bij Dicoon, de laboratoriumorganisatie die is ontstaan uit een samenwerking tussen drie ziekenhuizen, zorgen Anouk van Leeuwen en Doke Wanders ervoor dat alles achter de schermen goed op elkaar aansluit. Als functioneel applicatiebeheerders van InPlanning zijn zij onmisbaar in het proces. Want of het nu gaat om het inroosteren van specialisten, het toepassen van CAO-regels of het verwerken van reiskosten: het moet kloppen.

Waar drie ziekenhuizen samenkomen

Dicoon is een samenvoeging van de laboratoria van het CWZ, Rijnstate en Ziekenhuis Gelderse Vallei. Een enorme operatie, waarbij negen afdelingen, en alle ondersteunende diensten, op elkaar moesten worden afgestemd. ‘En dat was geen simpele optelsom,’ vertelt Anouk. ‘Elke afdeling had zijn eigen werkwijze, CAO-interpretatie en planningstradities. Dat moesten we gelijktrekken.’

Wat het extra bijzonder maakt: Dicoon is opgericht, maar moest nog ‘ingericht’ worden. Dat begon bij de basis: grip krijgen op processen, heldere afspraken maken, en zorgen dat iedereen werkt volgens dezelfde spelregels.

Twee werelden, één team

Beiden zijn ze gestart binnen het CWZ. Anouk werkte als analist in de medische microbiologie en deed daar al de planning ‘erbij’. Doke was planner bij de bloedafname. Tijdens de implementatie van InPlanning binnen Dicoon kwamen ze elkaar tegen. De samenwerking beviel goed, en al snel groeiden ze allebei door naar de rol van functioneel applicatiebeheerder.

‘We vullen elkaar goed aan,’ vertelt Doke. ‘Ik weet precies wat een planner nodig heeft. Anouk kent de werkvloer van binnenuit.’ Anouk beaamt dat: ‘We begrijpen elkaars taal én die van de medewerkers. Dat helpt enorm in de vertaalslag tussen techniek en praktijk.’

Implementeren in een stroomversnelling

‘In 2022 werd InPlanning binnen vier maanden live gebracht voor alle drie de ziekenhuizen.’ vertelt Anouk. ‘Iedereen in het projectteam deed dit naast de bestaande werkzaamheden. Het was een pittige, maar ook ontzettend leuke periode.’

Die snelle uitrol zorgde voor uitdagingen. Niet alle afdelingen waren vertegenwoordigd in de projectgroep. Daardoor werden in het begin soms keuzes gemaakt die later moesten worden bijgesteld. ‘Met de kennis van nu zouden we sommige dingen anders doen,’ zegt Doke eerlijk. ‘Maar het is fijn dat zowel Dicoon als Intus begrip heeft voor dat leerproces. Er wordt meegedacht en er is ruimte om te verbeteren.’

Van chaos naar structuur

Inmiddels is InPlanning volledig ingebed bij Dicoon. Zo’n 950 medewerkers, van laboratoriummedewerkers tot HR en facilitair, maken gebruik van het systeem. Waar eerst Anouk en Doke alle vragen zelf beantwoordden, is er nu structuur: planners en teamleiders zijn het eerste aanspreekpunt, en Anouk en Doke begeleiden hen intensief.

Ze organiseren iedere maand themamiddagen over onderwerpen als CAO, ziekte, rapportages en reiskosten. ‘Die dagen worden goed bezocht en zijn inhoudelijk sterk,’ zegt Doke. ‘Het helpt planners om zelfstandig te worden, en geeft hen de tools om vragen van medewerkers goed te beantwoorden.’

Wat ook helpt: ze maken planning leuk én begrijpelijk. ‘De CAO is niet bepaald spannend leesvoer,’ lacht Anouk. ‘We maken het concreet en herkenbaar, en laten soms op ludieke wijze, bijvoorbeeld door een quiz te organiseren, zien wat er in de praktijk mee gebeurt.’

Waarom planning bij Dicoon zo cruciaal is

Een fout in de planning kan verstrekkende gevolgen hebben. ‘Als er niemand is ingepland op een cruciale machine en er komt een spoedaanvraag, dan heb je een probleem,’ vertelt Doke. ‘Sommige bepalingen moeten binnen een uur terug zijn bij de arts. En dan moet je wel iemand hebben die de test kan uitvoeren.’

Maar het gaat niet alleen om patiënten. Ook medewerkers hebben recht op correcte roosters, toeslagen en vergoedingen. ‘We vragen veel van mensen in de zorg. Dan moet de basis kloppen. Geen fouten op de loonstrook. Reiskosten netjes vergoed. Daar maken we ons hard voor.’

Transparantie en vertrouwen

‘Wat we fijn vinden aan InPlanning is de transparantie,’ zegt Anouk. ‘Als je weet hoe je moet kijken, kun je alles herleiden. Dat geeft vertrouwen aan medewerkers en planners.’ Ook het gebruiksgemak wordt gewaardeerd. ‘De app is intuïtief, en dat wordt met de nieuwe versie alleen maar beter.’

De samenwerking met Intus ervaren ze als waardevol. ‘Vooral in de eerste jaren hadden we veel contact. En als er een antwoord komt in ‘IT-taal’ die we niet snappen, is er altijd iemand die het vertaalt naar begrijpelijk Nederlands,’ lacht Doke.

Nieuwe app en mutatieverzoeken

Binnenkort zet Dicoon de volgende stap: de introductie van de nieuwe InPlanning-app, inclusief de functionaliteit voor mutatieverzoeken. Anouk en Doke hebben ervoor gekozen om dit in één keer goed te organiseren. ‘We plannen er bewust een dag voor in,’ vertelt Anouk. ‘Zodat we het rustig kunnen doorlopen, testen en direct kunnen inrichten voor onze planners en medewerkers.’

Met mutatieverzoeken kunnen medewerkers wijzigingen in hun rooster eenvoudig digitaal indienen. ‘Dat scheelt enorm veel losse mailtjes en telefoontjes,’ legt Doke uit. ‘Alles staat op één plek, mét overzicht voor de planner. Dat maakt het proces sneller, transparanter en minder foutgevoelig.’

Groei en toekomst

Daarnaast staat de komende periode staat in het teken van verdere professionalisering. Zo wordt takenplanning breder uitgerold binnen de organisatie, en zijn er plannen voor samenroosteren, op verzoek van de medewerkers zelf. Ook wordt er nagedacht over de koppeling met andere systemen.

Ook dromen ze van verdere automatisering, bijvoorbeeld een koppeling met het leermanagementsysteem. ‘Zodat ervaringsuren automatisch worden verwerkt. Geen Excel meer, maar één geïntegreerd systeem.’

Wat ze geleerd hebben en anderen willen meegeven

De belangrijkste les? ‘Zorg voor voldoende capaciteit. Dit is geen project dat je er ‘even bij’ doet,’ zegt Doke. ‘En stel prioriteiten. Je kunt niet alles tegelijk.’

Hun tip aan andere organisaties: ‘Zorg dat alle afdelingen goed vertegenwoordigd zijn bij implementatie. En maak tijd vrij om te testen, keuzes af te wegen en na te denken over inrichting. Dat betaalt zich later terug.’

En misschien wel de mooiste boodschap: plan met de mensen in gedachten. ‘Een lab draait niet alleen op machines. Het draait op mensen. Als je die centraal zet, volgt de rest vanzelf.’

Tot slot

Dicoon is volop in beweging, en Anouk en Doke zitten er middenin. ‘We voelen ons echt betrokken. Niet alleen bij de techniek, maar ook bij de mensen.’ En dat merken collega’s. ‘We krijgen veel waardering terug. Dat maakt het werk extra mooi.’

Hun gezamenlijke missie? ‘Zorgen dat de planning klopt, voor de patiënt, voor de medewerker én voor de organisatie.’ Een doel waar ze elke dag met veel inzet voor gaan.