Ziekenhuis Rivierenland: Zorg en Planning in Balans

In het hart van de Betuwe ligt Ziekenhuis Rivierenland, een streekziekenhuis dat zich onderscheidt door kleinschaligheid, korte lijnen en een warme, bijna familiaire cultuur. Hier kennen mensen elkaar, stappen makkelijk op elkaar af en wordt zorg verleend met hart en ziel. Maar juist die kleinschaligheid brengt ook uitdagingen met zich mee, zeker als het gaat om het organiseren van de zorg in een krappe arbeidsmarkt en het optimaliseren van de personeelsplanning.

‘We noemen onszelf wel eens het dorp onder de ziekenhuizen’ vertelt Marloes, manager van de OK. ‘Iedereen kent elkaar, en dat maakt dat we problemen echt sámen moeten oplossen. Dat is niet altijd makkelijk, maar het is wel onze kracht.’

Verandering van onderaf: een nieuwe dienststructuur

Een belangrijk aandachtspunt voor het ziekenhuis was de verouderde dienststructuur, die niet meer voldeed aan de Arbeidstijdenwet en de cao. Het was duidelijk: er moest iets veranderen. In plaats van een top-down aanpak, koos Rivierenland voor een inclusieve werkwijze waarin medewerkers zélf actief meedachten over de oplossing.

‘We hebben het niet als project neergezet,’ zegt Tineke, adviseur P&O. ‘Het is gewoon werk. Iets dat je samen doet.’ In sessies doken medewerkers en leidinggevenden samen in wet- en regelgeving, knelpunten en hun eigen wensen. Het resultaat: een nieuwe dienststructuur die niet alleen juridisch klopt, maar ook de werk-privébalans en regie voor medewerkers versterkt.

‘Wat het waardevol maakt,’ vult Marloes aan, ‘is dat de beste ideeën vanuit het team zelf kwamen. Zonder hen waren we nooit op deze oplossingen gekomen.’

Van roosteren naar regie over je werk

Een belangrijk onderdeel van de nieuwe werkwijze is het urenplan: medewerkers maken zelf een plan voor hoe zij hun opgebouwde uren willen inzetten. Sparen voor een lange vakantie? Vrij na een nachtdienst? Minder werken als de kinderen jong zijn, of juist meer als ze naar school gaan? Het kan allemaal, binnen de kaders van de zorg.

Deze aanpak vergroot niet alleen de voorspelbaarheid van roosters, maar ook het gevoel van autonomie. Het is daarmee een krachtige stap richting toekomstgerichte personeelsplanning. ‘We zien dat mensen meer nadenken over wat zij willen, en dat leidt tot gesprekken over ontwikkeling, ambities en werkplezier. Het begint bij uren, maar het gaat uiteindelijk over veel meer.’

InPlanning als onderdeel van de verandering

De verandering in de dienststructuur en het denken over roosteren ging hand in hand met de inzet van InPlanning. Niet als een losse tool, maar als een integraal onderdeel van de beweging richting meer regie voor medewerkers, betere voorspelbaarheid en meer balans tussen werk en privé.

‘We zijn met InPlanning aan de slag gegaan toen we écht een nieuwe manier van werken wilden,’ vertelt Tineke. ‘De software ondersteunt ons bij het omzetten van ideeën naar concreet gedrag en geeft ons meer overzicht over het workforce management.’

De samenwerking met ons team speelde daarin een belangrijke rol. Niet alles liep direct vlekkeloos, zeker bij complexe afdelingen zoals de OK bleek het creëren van overzicht voor medewerkers een uitdaging. Maar er is veel bereikt, en het gesprek blijft open. Marloes: ‘Er is ruimte om te benoemen wat beter kan, én om samen te bouwen aan wat nodig is.’

Wat vooral als krachtig wordt ervaren, is dat InPlanning medewerkers stimuleert om zélf actief met hun roosters en uren aan de slag te gaan. Dat vergroot de betrokkenheid én het eigenaarschap. ‘Het helpt echt om het gesprek over werk en balans op gang te brengen,’ zegt Tineke. ‘En daar begint duurzame inzetbaarheid uiteindelijk mee.’

Vooruitkijken in plaats van ad hoc

Waar vroeger vooral op korte termijn werd gepland, kijkt Ziekenhuis Rivierenland op de OK nu verder vooruit. Door samen met medewerkers urenplannen te maken, ontstaat er meer grip, zowel voor de werknemer als voor het ziekenhuis. Het vormt de basis voor een meer strategische aanpak van workforce management.

‘Voorheen wisten we pas op het laatste moment of mensen verlof wilden,’ legt Tineke uit. ‘Nu weten we dat al maanden van tevoren. Dat maakt het veel makkelijker om te anticiperen op veranderingen in inzetbaarheid of levensfase.’

Een aanpak die inspireert

De veranderingen binnen Ziekenhuis Rivierenland laten zien dat zelfs complexe vraagstukken zoals roosters, wetgeving en personele inzet oplosbaar zijn, mits je mensen vanaf het begin serieus betrekt. Het ziekenhuis heeft niet alleen regie teruggegeven aan medewerkers, maar ook vertrouwen, betrokkenheid en trots. Zoals Marloes het zegt: ‘Ik zou willen dat we veel meer veranderingen op deze manier zouden aanpakken. Met elkaar, niet vóór elkaar.’