De zomervakantie komt langzaamaan weer in beeld, wat voor veel mensen betekent dat er veel leuke activiteiten op de planning staan.
Maar de zomervakantie is voor verschillende organisaties ook een lastige periode in een jaar. De één heeft vakantiekrachten nodig door het aantal bezoekers dat ineens verdubbelt, de ander heeft extra krachten nodig omdat de helft van haar medewerkers op vakantie is. Ook tijdens de feestdagen kan het de bezettingseis heel anders zijn dan de rest van het jaar. Klein voorbeeld: Mensen bestellen ineens veel meer pakketjes, waardoor er meer personeel nodig is in distributiecentra.
Hoe bereid je je nu goed voor op het roosteren tijdens een vakantieperiode?
Wij geven je 6 tips.
Kijk naar het verleden
Met data uit het verleden kun je heel goed een forecast maken voor de komende periode. Wat zijn de piektijden? Wat is de bezettingseis? Vaak herhalen dit soort situaties zich in patronen. Kom er dus achter wat de patronen zijn en zoek vanuit hier naar oplossingen.
Bereid je voor op het onverwachte
Hoe goed je ook voorbereid bent, er gebeurt altijd wel iets onverwachts. En dat is niet erg zolang je daar rekening mee houdt. Hoe ga je bijvoorbeeld om met een hittegolf, of juist een vakantie met alleen maar regenachtige dagen? Schrijf scenario’s uit en weet wat je moet doen als het zover komt.
Werk samen
Zijn er organisaties in jouw regio die met hetzelfde probleem kampen? Overweeg dan eens om personeel uit te wisselen met elkaar. De FlexHub is een speciaal platform waarmee organisaties efficiënt kunnen inspelen op openstaande diensten in de regio. Organisaties kunnen bijvoorbeeld een gemeenschappelijke ZZP-pool opzetten, maar het is voor uitzendbureaus ook mogelijk om zich aan te sluiten.
Plan vooruit
Vakanties en feestdagen staan al lang van tevoren vast. Zorg dan dat je een overzicht hebt van wie er wanneer op vakantie is (of zorg dat de betreffende teamleider dit weet). Dit kun je bijvoorbeeld overzichtelijk houden door gebruik te maken van software die daar geschikt voor is, zoals de InPlanning module Vakantieplanning. Ook is het handig om afspraken te maken wie wanneer op vakantie mag. Want iedereen heeft recht op vakantie, maar niet iedereen op hetzelfde moment.
Met tooling zoals de Vakantieplanning creëer je een transparant proces waarmee medewerkers en planners ruim van tevoren weten waar ze aan toe zijn. Dat schept rust en die transparantie zullen ze waarderen.
Wees flexibel
Door je medewerkers flexibiliteit te bieden profiteer je op de lange termijn. Wanneer je ze bijvoorbeeld zelf hun diensten laat plannen of makkelijk laat ruilen, geef je ze meer ruimte om hun privé – werk balans te verbeteren. En dat zorgt er weer voor dat de kans groter is dat ze willen blijven.
Gebruik vakantiekrachten
Wellicht voor de hand liggend; maar je hoeft de vakantie niet per se op te vullen met enkel bestaande krachten. Scholieren die net zijn geslaagd of studenten die ineens veel extra tijd over hebben, willen graag wat extra geld verdienen. In november en december zijn er ook altijd mensen die een extra zakcentje willen verdienen voor wat extra leuke kerstcadeaus.
Sla deze tips op of deel ze met een organisatie die deze tips volgens jou ook goed kan gebruiken!